Od 25 lipca 2025 roku organizacje mogą w pełni korzystać z aplikacji mobilnej e-Urząd Skarbowy. To przełomowa zmiana, która znacznie upraszcza załatwianie spraw podatkowych dla firm, fundacji i stowarzyszeń.

Konto organizacji to dedykowane konto przypisane do konkretnej firmy, fundacji lub stowarzyszenia. Dzięki niemu organizacje uzyskują dostęp do pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego, zarówno przez stronę internetową, jak i aplikację mobilną.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: KSeF a zarządzanie ryzykiem podatkowym i strategia KAS

Krajowy System e-Faktur to nie tylko zmiana technologiczna, ale i podatkowa rewolucja, która wpłynie na sposób raportowania, kontroli i współpracy z fiskusem. W nagraniu eksperci CRIDO pokazują, jak przygotować procesy i zespoły, aby KSeF stał się narzędziem zgodności, a nie źródłem ryzyka.

Kluczowe korzyści dla organizacji

Przede wszystkim należy pamiętać, że przed 25 lipca e-US był dostępny wyłącznie dla osób fizycznych. Rozszerzenie tej funkcjonalności o organizacje niewątpliwie stanowi wyjście naprzeciw podatnikom, w szczególności biorąc pod uwagę fakt, że z niektórymi wnioskami można występować wyłącznie za pośrednictwem e-US, np. wniosek o wydanie wiążącej informacji stawkowej czy złożenie zgłoszenia zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem.

e-US oferuje organizacjom pełną dostępność przez całą dobę, umożliwiając załatwianie spraw urzędowych z dowolnego miejsca bez konieczności osobistych wizyt w urzędzie. Ponadto, system przynosi także wymierne oszczędności czasu i kosztów. Organizacje mogą składać większość dokumentów bez potrzeby posiadania podpisu kwalifikowanego, bezpłatnie wnioskować o zaświadczenia oraz uzyskać natychmiastowy dostęp do pełnej historii swoich rozliczeń podatkowych.

Bezpieczeństwo danych zapewnia szyfrowane połączenie oraz autoryzacja przez profil zaufany lub e-dowód. Administratorzy mają pełną kontrolę nad tym, kto otrzymuje dostęp do konta organizacji i jakie uprawnienia posiadają poszczególni użytkownicy.

Co możesz załatwić przez e-US?

Platforma umożliwia organizacjom składanie deklaracji podatkowych, przesyłanie dokumentów i formularzy rejestracyjnych oraz wnioskowanie o zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach. Można także wyrażać lub wycofywać zgodę na otrzymywanie korespondencji w formie elektronicznej oraz składać zawiadomienia ZAW-NR.

System zapewnia również dostęp do szerokiego zakresu informacji i dokumentów. Organizacje mogą przeglądać swoje dane rejestracyjne, sprawdzać bieżący stan rozliczeń podatkowych, odbierać całą korespondencję urzędową w formie elektronicznej oraz monitorować listę aktywnych pełnomocnictw. Dodatkowo dostępna jest pełna historia wszystkich złożonych deklaracji, co ułatwia prowadzenie dokumentacji księgowej.

Jak uzyskać dostęp do konta organizacji?

Proces uzyskania dostępu do konta organizacji składa się z trzech prostych kroków. Najpierw organizacja musi złożyć wniosek o udostępnienie konta do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników.

W drugim kroku we wniosku należy wskazać konkretne osoby fizyczne posiadające PESEL, które będą uprawnione do korzystania z konta organizacji. Te osoby będą mogły działać w imieniu organizacji w systemie e-Urzędu Skarbowego. Innymi słowy czynności, które na koncie organizacji w e-Urzędzie Skarbowym podejmuje użytkownik, uznane będą za czynności podejmowane przez tę organizację.

Na koniec dla każdego wskazanego użytkownika trzeba wybrać odpowiedni typ dostępu. Dostęp podstawowy obejmuje standardowe funkcjonalności systemu, natomiast dostęp rozszerzony dodatkowo umożliwia zarządzanie uprawnieniami innych użytkowników do konta organizacji.

Co prawda, Ministerstwo Finansów aktywnie pracuje nad dostosowaniem funkcjonalności e-US do potrzeb podatników m.in. przez takie działania jak utworzenie możliwości stworzenia konta organizacji, niemniej jednak nie można zapomnieć o zagranicznych podmiotach i osobach fizycznych reprezentujących je. Jest to szczególnie istotne, zważywszy na fakt, że – jak wskazano powyżej – dostęp do konta organizacji może otrzymać wyłącznie osoba fizyczna posiadająca PESEL. Takie podejście może na swój sposób wymusić na zagranicznych podmiotach określone działania, np. wsparcie firm doradczych, w ramach którego na mocy udzielonego pełnomocnictwa, pełnomocnik posiadający numer PESEL będzie uprawniony do działania w imieniu organizacji, np. w zakresie złożenia zgłoszenia zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem.

e-US Praktyczne wskazówki

Administratorzy systemu powinni szczególnie uważnie podchodzić do przyznawania uprawnień rozszerzonych, gdyż ten typ dostępu należy przyznawać wyłącznie zaufanym osobom. Ważne jest także regularne przeglądanie listy aktywnych uprawnień oraz pamiętanie o tym, że wszystkie czynności podejmowane przez użytkowników na koncie organizacji są prawnie uznawane za działania samej organizacji.

Dla codziennych użytkowników kluczowe jest efektywne wykorzystanie możliwości przełączania się między kontem osobistym a organizacyjnym w zależności od bieżących potrzeb. Warto także skorzystać z funkcji powiadomień push, aby nie przegapić ważnej korespondencji urzędowej, oraz regularne sprawdzanie stanu rozliczeń, co pomoże uniknąć problemów w przyszłości.

W kwestiach bezpieczeństwa podstawową zasadą jest nieudostępnianie danych logowania innym osobom oraz systematyczne wylogowywanie się z aplikacji na urządzeniach współdzielonych. Każda podejrzana aktywność na koncie powinna być natychmiast zgłoszona do odpowiednich służb.

Dodatkowo istotną kwestią są pełnomocnictwa. System umożliwia składanie dokumentów bez konieczności dodatkowego umocowania dla pełnomocnika, co dodatkowo upraszcza procedury formalne.

e-Urząd Skarbowy znacząco upraszcza relacje między organizacjami a administracją skarbową. Dzięki aplikacji mobilnej załatwianie spraw podatkowych stało się jeszcze bardziej dostępne i wygodne. Organizacje, które jeszcze nie korzystają z tej usługi, powinny rozważyć jej wdrożenie – to inwestycja w efektywność i oszczędność czasu.

Co ma wspólnego e-US z KSeF?

Co prawda korzystanie z e-Urzędu Skarbowego jest w pełni dobrowolne, niemniej jednak posiadanie konta organizacji w e-US może się okazać kluczowe z perspektywy wejścia w życie obligatoryjnego KSeF. Konto w e-US będzie wymagane m.in. do składania zgłoszeń dotyczących wystawiania faktur z załącznikiem, które zgodnie z nowymi przepisami muszą być poprzedzone formalnym wnioskiem do Szefa KAS i uzyskaniem jego akceptacji. System e-US będzie również pełnił funkcję informacyjną – to przez niego będą przekazywane potwierdzenia i statusy zgłoszeń składanych w ramach KSeF, co zapewni podatnikom bezpośredni dostęp do aktualnych informacji o stanie ich wniosków i uprawnień w systemie e-fakturowania.

Więcej o załącznikach w KSeF pod linkiem: Załączniki do faktur ustrukturyzowanych w KSeF

Zwracamy uwagę, że działania Ministerstwa Finansów tj. wprowadzenie konta organizacji w e-US niewątpliwie wskazują na to, że MF aktywnie pracuje nad dostosowaniem obecnych realiów do nadchodzącego wejścia w życie obowiązkowego KSeF, podejmując działania nawet spoza katalogu wskazanego w opublikowanym w kwietniu 2025 r. planie wdrożenia KSeF w Polsce, i jednocześnie dotrzymując terminów tam wskazanych. Takie podejście MF, w naszej ocenie, niemal wyklucza możliwość ponownego przesunięcia terminu wejścia w życie KSeF.

Przygotuj się już dziś!

Przedsiębiorcy zainteresowani korzystaniem z załączników w KSeF powinni już teraz przygotować się do procedury zgłoszeniowej i upoważnić wybrane osoby do korzystania z e-Urzędu Skarbowego.

Zespół ekspertów CRIDO dysponuje szerokim doświadczeniem we wdrażaniu KSeF i może pomóc w kompleksowym przygotowaniu organizacji do nowych wymogów. Skontaktuj się z nami, aby omówić strategię wdrożenia dostosowaną do specyfiki Twojej branży i potrzeb biznesowych.

Zapoznaj się z pełną ofertą: KSeF - Krajowy System e-Faktur