W poprzednim artykule omówiliśmy, czym jest defence file i jaką pełni rolę w budowaniu przewagi jeszcze przed rozpoczęciem kontroli podatkowej [„Defence file – twoja tarcza w sporach z organem podatkowym”, czyli jak budować przewagę zanim zacznie się kontrola - CRIDO]. W praktyce postępowań widać, że kluczowa jest dowodowa przydatność zgromadzonych materiałów, która pozwala wykazać, że przedsiębiorca działał świadomie i z należytą starannością.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Jak zarządzić kontaktami z organami podatkowymi

Komunikacja z urzędem skarbowym – zasady, ryzyka i dobre praktyki

Czy można rozmawiać z urzędnikiem skarbowym bez stresu? Jak odpowiadać na wezwania organów podatkowych, nie narażając siebie i firmy na niepotrzebne ryzyko? W trzecim odcinku „Spornych Śród” omawiamy kluczowe zasady skutecznej i bezpiecznej komunikacji z administracją skarbową.

Co naprawdę działa?

Z perspektywy praktycznej wyraźnie widać, że dobrze przygotowany defence file może przesądzić nie tylko o wyniku kontroli, ale również o odpowiedzialności osobistej członków zarządu. Organy podatkowe zwracają uwagę przede wszystkim na proces decyzyjny i poziom należytej staranności.

W praktyce analizują m.in.:

  • czy osoba odpowiedzialna mogła przewidzieć ryzyko,
  • jakie działania podjęto, aby je ograniczyć,
  • czy proces decyzyjny był udokumentowany i przemyślany,
  • czy spółka korzystała z interpretacji, opinii lub analiz zewnętrznych.

Z perspektywy organu podatkowego pierwsza ocena dotyczy wiarygodności podatnika. Jeżeli dokumenty są spójne, powstały przed kontrolą i jasno pokazują tok myślenia osób decyzyjnych, to rośnie poziom zaufania, a tym samym szansa, że organ przyjmie argumentację podatnika.

Dobrze sporządzony defence file powinien więc odzwierciedlać nie tylko efekt końcowy, ale również drogę do podjęcia decyzji. Rozbieżności, dokumenty tworzone po fakcie i ogólnikowe procedury działają odwrotnie. Organy podatkowe nie szukają idealnej dokumentacji, ale spójności, logiki i dowodów na realne zarządzanie ryzykiem. W praktyce o wiarygodności podatnika decyduje nie to, co zostało zapisane w procedurach, ale czy można wykazać faktyczne wykonanie działań weryfikacyjnych.

Generalne cechy prawidłowo sporządzonego defence file

Prawidłowo przygotowany defence file powinien być konkretny, dowodowy i operacyjny. Kluczowe jest, aby defence file:

  • powstał przed kontrolą, a nie „pod kontrolę” – został sporządzony w momencie podejmowania decyzji; ślad czasowy i autentyczność są kluczowe dla oceny wiarygodności,
  • pokazywał realny proces decyzyjny – odzwierciedlał faktyczny przebieg analizy ryzyk i wyboru rozwiązania,
  • opierał się na dowodach, a nie deklaracjach – zawierał potwierdzenia weryfikacji, analizy, notatki lub inne środki dowodowe,
  • był spójny z innymi dokumentami i faktami – prezentował dane zgodne z dokumentami źródłowymi oraz ustaleniami dokonanymi w sprawie,
  • był konkretny, zwięzły i praktyczny – tak, aby w krótkim czasie można było zrozumieć decyzję oraz logikę działania.

Zapoznaj się z pełną ofertą: Postępowania podatkowe i spory sądowe