Estymacja ryzyka biznesowego pomaga sprawnie zarządzać strategią przedsiębiorstwa. Defence file nie tylko łączy perspektywę finansową, prawną i operacyjną, ale stanowi tarczę obronną przedsiębiorstwa w sytuacjach, gdy organy podatkowe, audytorzy lub instytucje oczekują wyjaśnień dotyczących sposobu działania spółki. Dlatego dobrze przygotowany defence file stanowi ważny element systemu zarządzania ryzykiem.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Jak zarządzić kontaktami z organami podatkowymi

Komunikacja z urzędem skarbowym – zasady, ryzyka i dobre praktyki

Czy można rozmawiać z urzędnikiem skarbowym bez stresu? Jak odpowiadać na wezwania organów podatkowych, nie narażając siebie i firmy na niepotrzebne ryzyko? W trzecim odcinku „Spornych Śród” omawiamy kluczowe zasady skutecznej i bezpiecznej komunikacji z administracją skarbową.

Czym jest Defence file?

Defence file to uporządkowany zbiór argumentów i dowodów, które pokazują, że decyzje biznesowe były podejmowane z należytą starannością. Defence file sporządzany jest w celu zabezpieczenia swojej pozycji przed potencjalnym zakwestionowaniem działań w przyszłości.

W praktyce to metodyczne przygotowanie dokumentacji i argumentacji potwierdzającej, że decyzje podejmowane przez przedsiębiorstwo były uzasadnione – biznesowo, ekonomicznie i podatkowo. Zazwyczaj obejmuje m.in. analizę prawną zagadnienia, opis otoczenia gospodarczego, a także powołania na interpretacje i orzecznictwo sądów.

Warto budować przewagę

Defence file pozwala zachować kontrolę nad narracją i ułatwia komunikację z organami podatkowymi. Sprawdza się wszędzie tam, gdzie podatnik musi wykazać należytą staranność, ekonomiczne uzasadnienie lub spełnienie określonych warunków ustawowych. Dobrze przygotowany defence file m.in.:

  • pozwala przywołać przesłanki stojące u podstaw decyzji biznesowej,
  • odtwarza otoczenie gospodarcze i okoliczności podejmowania decyzji, które mogą być kluczowe w sporze sądowym,
  • przedstawia argumentację opartą na obowiązujących przepisach prawa,
  • może służyć wykazaniu dochowania należytej staranności,
  • może stanowić dowód braku winy osoby odpowiedzialnej (co wyłącza odpowiedzialność karnoskarbową),
  • może skrócić przebieg kontroli i zapobiec wieloletniemu sporowi.

Dlatego ważne, aby defence file był przygotowany z wyprzedzeniem, zanim pojawią się pytania ze strony urzędu. Wtedy zamiast nerwowo kompletować dokumenty, można po prostu sięgnąć po gotowy zestaw dowodów, który jasno pokazuje intencje spółki i uzasadnienie jej działania.

Defence file to dziś nie tylko narzędzie podatkowe, ale strategiczny element governance.
Dzięki niemu przedsiębiorstwo może nie tylko bronić swoich racji, ale też zarządzać ryzykiem w sposób uporządkowany i transparentny.

W efekcie jej przygotowania przedsiębiorcy wchodzą w kontrolę podatkową z pełną świadomością ryzyk i gotową strategią działania.

Zapoznaj się z pełną ofertą: Postępowania podatkowe i spory sądowe