Rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych od lat są jednym z bardziej czasochłonnych i skomplikowanych obowiązków przedsiębiorców. Wypełnianie dokumentów, pilnowanie terminów, ryzyko błędów – to codzienność wielu firm. Jednak mówi się o zmianach, które mają szansę zrewolucjonizować ten obszar. ZUS zapowiada wprowadzenie nowego modelu rozliczeń, który ma uprościć procedury i przenieść odpowiedzialność za wyliczanie składek na instytucję publiczną. Kluczowym elementem tej reformy ma być Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU).

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Jak bezpiecznie osiągnąć oszczędności w kosztach pracowniczych?

Grafika promująca szkolenie o oszczędnościach w kosztach pracowniczych

Odzyskaj nadpłaty z ZUS, PFRON i PIT bez zmian w zatrudnieniu i bez ryzyka podatkowego. Dla firm zatrudniających już od kilkudziesięciu osób – szybka analiza, konkretne oszczędności i rozliczenie tylko za efekt.

Jednolity Plik Ubezpieczeniowy to elektroniczny dokument, który ma zastąpić dotychczasowe formularze składane przez płatników składek. Na jego podstawie ZUS samodzielnie:

  • założy konta płatników i ubezpieczonych,
  • wyliczy należne składki,
  • przygotuje gotowe rozliczenie do akceptacji.

Jak podkreśla Paweł Jaroszek, wiceprezes ZUS: „Zakładamy przekazywanie przez płatnika danych w postaci jednolitego pliku ubezpieczeniowego (JPU), na podstawie którego założymy konto płatnika składek oraz osoby ubezpieczonej, a także na podstawie danych otrzymanych od płatnika dokonywalibyśmy za niego pełnego rozliczenia należnych składek.”

Zgodnie z najnowszymi zapowiedziami, pierwszy etap wdrożenia JPU dla jednoosobowych działalności gospodarczych ma ruszyć 1 stycznia 2028 r. Początkowo korzystanie z systemu będzie dobrowolne, ale docelowo – po wdrożeniu pełnej wersji dla wszystkich płatników – stanie się obowiązkowe. Dla większych firm, zatrudniających pracowników, termin wdrożenia nie został jeszcze określony, ale prace nad systemem mają toczyć się równolegle.

ZUS prezentuje dwa podejścia dla różnych grup płatników:

  1. Dla samozatrudnionych (JDG):
    • Prosty model obsługi przez aplikację mZUS lub eZUS.
    • Naliczanie przez system składek i przygotowywanie formularzy jedynie po podaniu przychodu lub dochodu.
    • Możliwość opłacenia składek jednym kliknięciem dzięki integracji z płatnościami mobilnymi.
  1. Dla firm zatrudniających pracowników:
    • Dane będą przekazywane przez interfejs API z systemów kadrowo-płacowych firm.
    • ZUS przygotuje rozliczenie, które będzie można zatwierdzić lub poprawić bezpośrednio na platformie eZUS.

Wielu podkreśla, że JPU to krok w stronę pełnej cyfryzacji i standaryzacji danych a  także szybszy dostęp ZUS do danych, co może się przełożyć na większą skuteczność analizy i kontroli. Powinno to się również przełożyć na mniejszą liczbę kontroli czy postępowań wyjaśniających. Nie mniej istotny będzie jednak fakt określenia, a następnie przeniesienia w tym zakresie odpowiedzialności na ZUS za działania podejmowane w ramach JPU.

Automatyzacja rozliczeń to jeden z kluczowych programów transformacyjnych ujętych w Strategii ZUS na lata 2021–2025. Projekt ten realizuje dwa główne cele strategiczne:

  • Uproszczenie systemu zabezpieczenia społecznego (C1),
  • Uszczelnienie systemu finansów publicznych (C2).

To część szerszej wizji ZUS jako nowoczesnego e-urzędu, który działa sprawnie, cyfrowo i z myślą o obywatelu.

Planowane zmiany w rozliczeniach składek to krok w stronę nowoczesnej administracji publicznej, która ma działać szybciej, sprawniej i z większym zrozumieniem dla potrzeb obywateli. Jeśli projekt zostanie zrealizowany zgodnie z założeniami, może znacząco odciążyć przedsiębiorców i poprawić jakość danych w systemie ubezpieczeń społecznych. Biorąc jednak pod uwagę to, że od momentu wprowadzenia JPU ZUS będzie miał nieograniczony dostęp do danych płacowych przedsiębiorstwa, warto przygotować się do tego momentu przez sprawdzenie swoich historycznych rozliczeń z urzędem. Być może istnieją obszary, w których składki zostały zapłacone na wyższym niż wymaganym poziomie. Jeżeli tak, okres przed wprowadzeniem JPU to dobry czas na zweryfikowanie swoich deklaracji i odzyskanie nadpłaconych składek ZUS czy PFRON.

Zapoznaj się z pełną ofertą: Human Advisory Services

Zapisz się na nasz newsletter >>HRstacja | Zmiany w prawie pracy