Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce wymusza na przedsiębiorstwach konieczność technicznej adaptacji systemów ERP i innych narzędzi do fakturowania, aby umożliwić efektywną komunikację z nową platformą. Kluczowe wyzwania obejmują zarządzanie formatem danych, bezpieczeństwem oraz autentykacją. Firmy muszą być przygotowane na ciągłe aktualizacje i zmiany w API KSeF, co wymaga elastycznego buforowania zmian i zarządzania aktualizacjami narzędzi. Artykuł ten ma na celu przedstawić przegląd kluczowych wyzwań technicznych związanych z adaptacją systemów do pracy z KSeF, omówić strategie buforowania i zarządzania aktualizacjami narzędzi, a także wskazać najlepsze praktyki, które mogą pomóc przedsiębiorstwom w płynnym przejściu na nowy system fakturowania elektronicznego.

Na bazie doświadczeń związanych z modyfikacją schematu JPK (Fa) oraz biorąc pod uwagę złożoność przedsięwzięcia, firmy powinny być przygotowane na przyszłe aktualizacje Aplikacji Podatnika, API i schematów struktury, które nastąpią po wdrożeniu KSeF. To wyzwanie dotyka w szczególności przedsiębiorstw korzystających z niewspieranych systemów lub polegających na zespołach IT umiejscowionych za granicą.

Aktualny schemat działania MF wymaga od firm samodzielnej weryfikacji i interpretacji zmian API oraz analizy ich wpływu na działania biznesowe, co jest kluczowe dla dostosowania systemów ERP, workflow oraz faktoringowych.

Przy wyborze gotowego narzędzia (lub projektowaniu własnego rozwiązania) do integracji z KSeF warto wziąć pod uwagę, gdzie chcemy przenieść punkt ciężkości, jeżeli chodzi o aktualizacje i wprowadzanie zmian. Poniżej kilka przykładów, jak można tym zagadnieniem zarządzić i wykorzystać rozwiązanie pośredniczące:

a) Schema: zmiany schemy będą wymagały podmiany walidatora xsd, który umożliwi sprawdzenie wygenerowanego XMLa pod kątem wymagań aktualnej schemy. W związku z tym, w systemie do fakturowania powinna być możliwość elastycznej zmiany walidatora lub taki walidator powinien być zaimplementowany w systemie pośredniczącym. Dzięki temu drugiemu podejściu unikniemy konieczności obsługi nowych błędów.

b) Schema: generowanie XMLa zgodnego z aktualną schemą. Warto rozważyć, czy końcowy XML faktury ustrukturyzowanej będzie generowany w ERPie/systemie do fakturowania, czy w rozwiązaniu pośredniczącym. Systemy do integracji mają możliwość tworzenia faktury ustrukturyzowanej w formacie XML na podstawie raportu lub raportów oraz uzupełnienia lub modyfikacji danych (np. numer KSeF faktury pierwotnej na fakturze korygującej), których nie ma w systemie z danymi źródłowymi.

c) Proces i funkcjonalności: implementację funkcjonalności, takich jak kody QR dla podstawowego obrotu lub sytuacji awaryjnych można przenieść na poziom oprogramowania pośredniczącego bez konieczności angażowania systemu ERP/systemu do fakturowania. Warto również zweryfikować, czy system ERP/system do fakturowania ma możliwość przygotowywania wizualizacji faktury na podstawie XMLa. Jeżeli takiej możliwości nie ma, każdą zmianę po stronie schemy trzeba będzie dodatkowo wprowadzić na szablonie faktury. Rozwiązanie pośredniczące może generować wizualizacje wraz z numerami KSeF.

d) API/komunikacja: buforowanie zmian technicznych i funkcjonalnych, tak aby nie miały wpływ na proces bazowy.  Podczas działania fakultatywnego KSeF kilkukrotnie były wprowadzane modyfikacje w interface API KSeF, które miały wpływ na proces wysyłki np. zmiana kodów błędów, wycofanie możliwości pobrania wszystkich faktur z danego okresu w jednym zapytaniu.  Z powodzeniem można przerzucić na dostawcę rozwiązania pośredniczącego modyfikacje i obejście takiego problemu.

e) API/komunikacja: buforowanie zagadnień związanych z chwilową niedostępnością, problemami wydajnościowymi KSeF i automatycznym ponawianiem wysyłki –  wyspecjalizowany dostawca rozwiązania pośredniczącego w zależności od responsywności KSeF może w czasie rzeczywistym monitorować ruch, kanałować wysyłkę i wprowadzać modyfikacje pozwalające na ciągłość w wystawianiu faktur.

f) SLA – warto wziąć również pod uwagę kwestię responsywności dostawcy ERPa/IT wewnętrznego. W przypadku modyfikacji schemy/API/niedostępności KSeF/problemów z własnym narzędziem dla bieżącej działalności operacyjnej firmy ważny jest czas reakcji. Istotne jest tu monitorowanie zarówno działania samego narzędzia, jak i komunikacji z KSeF.

Efektywne zarządzanie wymienionymi kwestiami wymaga wprowadzania zmian w ERP/workflow, z uwzględnieniem dostępności zasobów i zwinności dostawców. Specyficzna rola KSeF w polskim krajobrazie biznesowym, wymagająca raportowania w czasie rzeczywistym, podkreśla znaczenie wdrożenia i utrzymania systemu dla płynności operacyjnej przedsiębiorstwa. Doświadczenia międzynarodowe, na które powołują się wewnętrzne zespoły IT nie zawsze są adekwatne do polskich warunków, szczególnie w kontekście ryzyka związanego z opóźnieniami w wystawianiu faktur.

Podsumowując, kluczowe jest, by firmy aktywnie dostosowywały swoje systemy do bieżących i przyszłych aktualizacji KSeF, co zapewni ich sprawne funkcjonowanie i zgodność z nowymi wymaganiami. Ważne jest również, aby wewnętrzne zespoły IT lub wybrany dostawca, były wyposażone w odpowiednie narzędzia i wiedzę, co umożliwi im szybkie reagowanie na zmiany i utrzymanie ciągłości operacyjnej biznesu.