Nowelizacja kodeksu spółek handlowych zwana potocznie „prawem holdingowym”, która weszła w życie z dniem 13 października 2022 r., wprowadza nie tylko zmiany dotyczące grupy spółek czy wiążących poleceń, ale także modyfikuje i formalizuje zasady funkcjonowania rad nadzorczych spółek kapitałowych.

Dotychczas – w szczególności w zakresie sp. z o.o. – działanie rady nadzorczej nie było szczegółowo uregulowane i było zazwyczaj ustalane w ramach wewnętrznych dokumentów korporacyjnych spółki.

Kwestie proceduralne

Przed nowelizacją jedynie praktyka i doktryna wskazywały w jaki sposób w sp. z o.o. powinny odbywać się posiedzenia rad nadzorczych. W zależności od sytuacji była to kwestia regulowana albo bezpośrednio w umowie spółki lub w regulaminie rady nadzorczej. Nowe przepisy mają charakter dość szczegółowy, co niekoniecznie może być oceniane pozytywnie – wprowadzenie zbyt sztywnych norm funkcjonowania rady nadzorczej może doprowadzić do zakłóceń w jej płynnym działaniu i w efekcie utrudnić, a nie ułatwić, jej funkcjonowanie.

Przepisy wskazują m.in. osobę przewodniczącego rady nadzorczej jako osobę kierującą pracami rady nadzorczej oraz zwołującej jej posiedzenia (podobnie jak w przypadku zarządu), ponadto szczegółowo regulują treść zawiadomień o zwołaniu posiedzenia rady nadzorczej, a także wskazują na częstotliwość tych posiedzeń. Należy wskazać, że materia dotycząca organizacji pracy rady nadzorczej oraz uprawnień jej poszczególnych członków, czy też ww. zawiadomień o zwołaniu posiedzenia może zostać uszczegółowiona odpowiednio jedynie w umowie spółki, co oznacza, że na gruncie nowych przepisów uregulowanie określonych kwestii proceduralnych w wewnętrznych regulaminach jest niewystarczające.

Nowe uprawnienia rad nadzorczych

Nowe przepisy wprowadzają szereg mechanizmów, które powinny zapewnić radzie nadzorczej możliwość rzeczywistego nadzoru nad działalnością spółki. Rada nadzorcza będzie uprawniona do żądania sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących działalności spółki oraz jej sytuacji majątkowej od członków zarządów, prokurentów, a także pracowników spółki oraz osób zatrudnionych w spółce na podstawie cywilnoprawnej. Obowiązek taki nie był wcześniej sformalizowany, a odpowiedzialność za jego wykonanie spoczywać będzie na ww. osobach. Powyższe dane będą musiały zostać przekazane radzie nadzorczej niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 2 tygodni od zgłoszenia żądania. Co ciekawe, takie uprawnienie będzie przysługiwać także radzie nadzorczej spółki dominującej w stosunku do reprezentantów i pracowników spółki zależnej, w przypadku, gdy obie spółki działają w ramach formalnej grupy spółek.

Dodatkowo, rada nadzorcza będzie miała możliwość ustanawiania w formie uchwały rady nadzorczej doraźnych lub stałych komitetów rady nadzorczej. Stałe lub doraźne komitety rady nadzorczej będą mogły składać się z określonych członków rady nadzorczej i będą mogły służyć wykonywaniu określonych czynności nadzorczych (w zależności od przedmiotu działalności spółki oraz jej aktualnej sytuacji). Co istotne, w odniesieniu do prostej spółki akcyjnej jest to możliwe na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów, jednak komitet powoływany jest na podstawie regulaminu rady nadzorczej lub umowy spółki – nowelizacja KSH wprowadza zatem wyraźne uregulowanie tej kwestii i reguluje sposób ustanawiania komitetów.

Rada nadzorcza będzie także uprawniona do powołania doradcy rady nadzorczej w celu zbadania określonej sprawy związanej z przedmiotem działalności spółki lub w celu przygotowania określonej opinii lub analizy na zlecenie rady nadzorczej. Uprawnienie do powołania doradcy rady nadzorczej będzie się jednak aktualizowało jedynie w sytuacji, w której umowa lub statut zawiera delegację w tym zakresie i zostanie podjęta stosowna uchwała rady nadzorczej. Koszt doradcy rady nadzorczej ponosić będzie spółka.

W przypadku spółki dominującej działającej w ramach grupy spółek, która posiadać będzie funkcjonującą radę nadzorczą, będzie ona uprawniona do sprawowania nadzoru nad wykonywaniem interesu grupy spółek przez spółki zależne. Uprawnienie to będzie mogło zostać odpowiednio wyłączone w umowie lub statucie spółki dominującej lub spółki zależnej. Stanowi ono daleko idącą i dotychczas niespotykaną ingerencję w działalność spółek zależnych – w ramach tego uprawnienia organy spółek zależnych będą zobowiązane do udostępniania stosownych dokumentów i informacji, które miałyby gwarantować nadzór nad spółką zależną.

W spółce akcyjnej konieczne będzie także uzyskanie zgody rady nadzorczej na zawarcie przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną transakcji, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekroczy 10% sumy aktywów spółki. Obowiązek uzyskania takiej zgody jest kolejnym przykładem zwiększonego nadzoru ze strony rady nadzorczej i będzie mógł zostać wyłączony jedynie w statucie spółki.

Nowe obowiązki rad nadzorczych

Poza uprawnieniami na radzie nadzorczej spoczywać będą także dodatkowe obowiązki – również niezależnie od tego, czy spółka, w której rada nadzorcza funkcjonuje, formalnie przynależy do grupy spółek.

W szczególności członkowie rady nadzorczej spółki kapitałowej zobowiązani są przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Obowiązek lojalności pojawia się także przy okazji odpowiedzialności członków organów za szkody wobec spółki, której zasady zostały zmodyfikowane poprzez uzależnienie odpowiedzialności od uzasadnionego ryzyka gospodarczego (business judgement rule). Ponadto, po wygaśnięciu mandatu członkowie rady nadzorczej zobowiązani są do zachowania w poufności tajemnic spółki (dotychczas tego typu zobowiązane zazwyczaj regulowane było na podstawie umów cywilnoprawnych).

Rada nadzorcza formalnie zobowiązana jest także do sporządzania corocznych sprawozdań ze swojej działalności (nowość w przypadku spółki z o.o.). Dodatkowo, w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu, rada nadzorcza zobowiązana jest zapewnić podczas swojego posiedzenia dotyczącego zatwierdzenia dokumentów finansowych uczestnictwo biegłego rewidenta lub przedstawiciela firmy audytorskiej, którzy przeprowadzali badanie sprawozdania finansowego.

Nowe zasady funkcjonowania rady nadzorczej nakierowane są na zapewnienie pełnienia świadomego i rzeczywistego nadzoru nad działalnością spółek, jednocześnie dążąc do zagwarantowania odpowiedniej transparentności działalności rady nadzorczej. Mając na uwadze, że materia ta zazwyczaj regulowana była w ramach wewnętrznych regulaminów, dopiero praktyka pozwoli dokonać ich oceny i ustalić, czy zmiany rzeczywiście wpłynęły na efektywność działania rad nadzorczych.