W związku ze zwiększającą się liczbą przypadków zakażenia koronawirusem SARS-CoV 2 na terenie Polski i Europy, pracodawcy zmuszeni są do podjęcia szczególnych kroków celem zminimalizowania rozprzestrzeniania się wirusa, zapewniania ciągłości pracy i funkcjonowania przedsiębiorstwa, a także zagwarantowania odpowiedniej ochrony pracownikom. W związku z tym cały czas pojawią się wątpliwości, w rozwianiu których staraliśmy się pomóc podczas webinaru: „Zasady działania pracodawców w kontekście zagrożenia epidemiologicznego chorobą COVID-19 – zasiłki, praca zdalna i inne”. Poniżej znajdziecie odpowiedzi na najważniejsze pytania, które padły ze strony uczestników webinarium, i które mogą rozwiać wątpliwości wielu organizacji.

  1. Mam koło 180 call center – jak powinni w tym czasie pracować – nie mogą zdalnie i nie mogą przestać, jeżeli przestaną to firma nie zarabia i nie odbywa się obsługa firm, na rzecz których wykonuje pracę?

Jeśli nie ma możliwości zapewnienia pracownikom pracy zdalnej (np. poprzez przekierowanie połączeń na telefony służbowe udostępnione pracownikom) pracownicy zobowiązani są wykonywać swoją pracę, tak jak dotychczas. Należy bowiem podkreślić, iż zgodnie z art. 4 ust. 1 tzw. specustawy o koronawirusie pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnie. Oznacza to uprawnienie pracodawcy, a nie obowiązek. Proponowana nowelizacja tej ustawy doprecyzowuje wskazany powyżej przepis o wskazanie, że można polecić wykonywanie pracy w formie zdalnej, jeśli wykonywanie pracy w ten sposób jest w ogóle możliwe. W przypadku wykonywania pracy na terenie zakładu pracy, pracodawca powinien zapewnić pracownikom odpowiednie warunki BHP, mające na celu ograniczenie możliwości zakażenia wirusem SARS-CoV-2.

Jeżeli zaś nie jest możliwe wykonywanie pracy w sposób zdalny, ani też na terenie zakładu pracy, ze względu na zagrożenie zarażeniem – pracodawca może podjąć decyzję o zwieszeniu działalności zakładu pracy. W takim przypadku jednak będzie zobowiązany do wypłaty pracownikom wynagrodzenia, jak za przestój. Projekt nowelizacji zawiera możliwość złożenia przez pracodawcę do okręgowego inspektora pracy wniosku o wydanie decyzji o czasowym zawieszeniu działalności przez pracodawcę – w przypadku wydania takiej decyzji (na czas nie dłuższy niż 3 miesiące), koszty wynagrodzeń będą ponoszone po połowie przez Skarb Państwa i pracodawcę. Projekt został skierowany do Sejmu.

Ponadto, w przypadku braku możliwości wykonywania pracy zdalnej, możliwe jest powierzenie pracownikowi innej pracy, niż określona w umowie o pracę, przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Możliwe jest także dokonanie wypowiedzenia warunków pracy i płacy albo rozwiązanie umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników. W przypadku gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, rozwiązanie umowy o pracę w wyżej wskazany sposób, wiąże się koniecznością wypłaty odprawy.

  1. Czy mogę podpisać z pracownikiem porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w najbliższym okresie?

Pracodawca nie może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego czy skierowania na urlop bezpłatny ze względu na epidemię. Nie dotyczy to jednak tzw. urlopu zaległego, który musi zostać udzielony pracownikowi do dnia 30 września kolejnego roku kalendarzowego (tj. urlop za rok 2019 musi zostać udzielony do 30 września 2020 r.). Jeżeli pracownik zgłosi wolę udania się na urlop wypoczynkowy lub bezpłatny, to, jeżeli nieobecność pracownika nie spowoduje poważnych zakłóceń pracy, pracodawca powinien takiego urlopu udzielić.

  1. A co z pracownikami zatrudnionymi na umowę zlecenie?

W aktualnym brzmieniu ustawa o koronawirusie nie odnosi się do osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie. Jeżeli jednak jest możliwe wykonywanie zadań powierzonych tym osobom zdalnie – możliwe jest uzgodnienie ze zleceniobiorcą zasad wykonywania pracy w sposób zdalny. Jeśli nie ma możliwości wykonywania pracy w formie zdalnej i zleceniobiorca musi stawiać się w zakładzie pracy, należy pamiętać, że zleceniodawca zobowiązany jest zapewnić odpowiednie warunki BHP również osobom wykonującym pracę na podstawie umowy zlecenie. Jeżeli nie będzie możliwe wykonywanie zleconych zadań, możliwe jest wypowiedzenie umowy, zgodnie z jej postanowieniami. Ponadto należy pamiętać, że zgodnie z art. 746 Kodeksu cywilnego, zleceniodawca może wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie. Jeżeli zaś wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu – zobowiązany jest on do naprawienia szkody.

  1. Czy pracownik, który ma możliwość wykonywania pracy zdalnej powinien podpisać oświadczenie dot. spełniania wymagań bhp? Co powinno zawierać?

Kodeks pracy ani ustawa o koronawirusie, nie zawierają przepisów regulujących zasady BHP w przypadku pracy zdalnej. Zasady takie uregulowane są jedynie w odniesieniu do tzw. telepracy. Ze względu na to, iż praca zdalna jest co do zasady okazjonalna, przyjmuje się, że nie spełnia definicji telepracy, wobec czego przepisy w zakresie BHP odnoszące się do telepracy nie obowiązują w odniesieniu do pracy zdalnej. Jednakże, aby uniknąć wszelkich wątpliwości, można w regulaminie pracy bądź w poleceniu wykonywania pracy zdalnej określić organizację i porządek pracy, a także prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika (takie przepisy znajdują się w projekcie nowelizacji ustawy o koronawirusie), w tym również w zakresie BHP, np. w zakresie obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, czy też zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych.

  1. Czy pracownik może odmówić pracy, bo musi się poruszać komunikacją miejska?

Pracownik ma prawo powstrzymywać się od wykonywania pracy w przypadku, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom. Co do zasady sam fakt poruszania się komunikacją miejską, przy zachowaniu przez pracownika środków ostrożności, nie może stanowić podstawy do odmowy przez pracownika wykonywania pracy.

  1. Czy zamknięcie kina przez rząd powoduje, że muszę płacić pracownikom wynagrodzenie?

Zamknięcie zakładu pracy w związku z koronawirusem należy traktować jako przerwę w wykonywaniu pracy z przyczyn niezawinionych przez pracownika, analogiczną do przestoju. W takim przypadku, zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy, pracownikowi, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Warto wskazać, że projekt nowelizacji zawiera możliwość złożenia przez pracodawcę wniosku do okręgowego inspektora pracy o wydanie decyzji o czasowym zawieszeniu działalności przez pracodawcę – w przypadku wydania takiej decyzji (na czas nie dłuższy niż 3 miesiące), koszty wynagrodzeń będą ponoszone po połowie przez Skarb Państwa i pracodawcę. Projekt został skierowany do Sejmu.

Ponadto, w przypadku braku możliwości wykonywania pracy zdalnej, możliwe jest powierzenie pracownikowi innej pracy, niż określona w umowie o pracę, przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Możliwe jest także dokonanie wypowiedzenia warunków pracy i płacy albo rozwiązanie umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników. W przypadku gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, z rozwiązaniem umowy o pracę w wyżej wskazany sposób, wiąże się konieczność wypłaty odprawy.

  1. A co w sytuacji, jeśli pracownik odmawia przyjścia do firmy, a firma nie jest gotowa od strony technicznej na zorganizowanie mu pracy zdalnej?

Jeśli nie ma możliwości zapewnienia pracownikom pracy zdalnej (np. poprzez przekierowanie połączeń na telefony służbowe udostępnione pracownikom) pracownicy zobowiązani są wykonywać swoją pracę, tak jak dotychczas. Pracodawca powinien jednak zapewnić pracownikom odpowiednie warunki BHP mające na celu ograniczenie możliwości zakażenia wirusem SARS-CoV-2. Należy bowiem podkreślić, iż zgodnie z art. 4 ust. 1 tzw. specustawy o koronawirusie pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnie. Oznacza to uprawnienie pracodawcy, a nie obowiązek. Pracownik ma prawo powstrzymywać się od wykonywania pracy, w przypadku, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom. Jeżeli pracodawca zapewnia odpowiednie warunki BHP, odmowa wykonywania pracy przez pracownika, może stanowić podstawę do rozwiązania z nim umowy o pracę.

  1. W jaki sposób kontrolować czas pracy pracownika na home office?

Na chwilę obecną nie jest to uregulowane. Zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o koronawirusie, pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej oraz żądać od pracownika informacji. Projekt został skierowany do Sejmu. Natomiast, biorąc pod uwagę, iż home office (praca zdalna) jest normalnym dniem pracy pracownika, kiedy zobowiązany jest on wykonywać swoje obowiązki pracownicze, pracodawca może kontrolować czas pracy, w szczególności może żądać od pracownika określonych informacji dotyczących wykonywanych przez niego obowiązków. Możliwe jest wprowadzenie np. elektronicznego sposobu rejestrowania czasu pracy bądź np. zobowiązanie pracownika do codziennego przesyłania zestawienia wykonanych czynności – zależnie od tego, jakie dany zakład pracy ma możliwości. Warto w takim przypadku powyższe uregulować w poleceniu kierującym do pracy zdalnej lub porozumieniu pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.

  1. Czy można nie dopuścić pracownika do pracy w sytuacji wystąpienia jednego z objawów a mianowicie temperatury powyżej 37 st. C?

Co do zasady, na chwilę obecną, pracodawca nie ma możliwości oceny zdrowia pracownika i niedopuszczenia go do pracy. Pracodawca może natomiast wydać polecenie wykonywania pracy zdalnie („home office”). Pracodawca nie może odmówić dopuszczenia pracownika do pracy z powodu powrotu z miejsca, w którym istnieje dużo zakażeń koronawirusem. Pracodawca może zalecić pracownikowi udanie się na badania w celu oceny jego zdrowia. Co do zasady, przepisy nie przewidują kierowania pracownika na badania w związku ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby wirusowe. Jednakże, jeżeli pracodawca ma, ze względu na stan zdrowia pracownika, obawy czy może on wykonywać pracę – może on go skierować na badania i nie dopuścić do pracy bez uzyskania informacji od lekarza, iż pracownik jest zdolny do pracy.

Pojawił się również projekt nowelizacji ustawy o koronawirusie, zgodnie z którym, pracodawca będzie mógł, przed dopuszczeniem pracownika do pracy kontrolować jego stan zdrowia bądź żądać poddania się badaniom lekarskim. Projekt jest obecnie na etapie skierowania do Sejmu.

  1. Czy w przypadku wystąpienia epidemii służby sanitarne mogą podjąć decyzję o zamknięciu zakładu pracy?

Rada Ministrów, w przypadku wystąpienia stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego o charakterze i w rozmiarach przekraczających możliwości działania właściwych organów administracji rządowej i organów jednostek samorządu terytorialnego, może wydać rozporządzenie, którym może określić czasowe ograniczenie określonych zakresów działalności przedsiębiorców, w tym zamknięcie określonego zakładu pracy. W przypadku wydawania poleceń przedsiębiorcom (zgodnie z obowiązującą ustawą może zrobić to wojewoda na wniosek prezesa Rady Ministrów) koszty wykonywania takich decyzji będą w całości pokrywane przez Skarb Państwa. Przedsiębiorstwa otrzymają także rekompensatę za szkody poniesione w związku z decyzjami władz publicznych, np. w zakresie kwarantanny dużej liczby pracowników.

  1. Czy w przypadku wystąpienia w zakładzie incydentu związanego z koronawirusem istnieje możliwość kontynuowania działalności operacyjnej firmy?

W przypadku wystąpienia przypadku zakażenia koronawirusem, możliwość kontynuowania działalności pracodawcy będzie zależała w największym stopniu od decyzji uprawnionych do tego władz. Jeżeli bowiem okaże się, że z osobą zakażoną mieli kontakt wszyscy, bądź większość pracowników – zostaną oni skierowani na kwarantannę. Jeżeli jednak są osoby, które nie miały styczności z osobą zakażoną – zakład pracy w tym zakresie może funkcjonować – w tym również może zostać polecona praca zdalna.

W przypadku gdy żaden z pracowników zakładu nie będzie mógł pracować, należy to traktować jako przerwę w wykonywaniu pracy z przyczyn niezawinionych przez pracownika, analogiczną do przestoju. W takim przypadku, zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy, pracownikowi, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. Ponadto istnieje możliwość, że Rada Ministrów może wydać rozporządzenie, którym może określić czasowe ograniczenie określonych zakresów działalności przedsiębiorców, w tym zamknięcie określonego zakładu pracy.

  1. Czy epidemia może stanowić podstawę do zwolnień grupowych?

Nie tyle sam fakt epidemii, co jej skutki, tj. np. brak konieczności utrzymywania określonych stanowisk ze względu na konieczność zamknięcia określonych części zakładu pracy, czy spadek zainteresowania określonymi usługami przez nabywców bądź problemy finansowe pracodawcy, mogą stanowić podstawę zarówno do zwolnień grupowych, jak i do zwolnień indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracowników. W przypadku gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, z rozwiązaniem umowy o pracę w wyżej wskazany sposób, wiąże się konieczność wypłaty odprawy.

Powyższe odpowiedzi zostały udzielone zgodnie ze stanem prawnym na dzień 16 marca 2020 roku.


Wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom, uruchomiliśmy w Crido również dedykowaną infolinię prawną w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Jesteśmy dla Państwa dyspozycji (nawet w godzinach wieczornych):

Zapraszamy również do kontaktu we wszytskich kwestiach prawnych związanych ze stanem zagrożenia epidemicznego na naszą dedykowaną skrzynkę pocztową: coronavirus_info@crido.pl