W poprzednich artykułach serii omówiono kwestie, które mogą być istotne przy podejmowaniu decyzji o wejściu spółki zagranicznej na polski rynek i ubieganiu się o dofinansowanie działalności ze środków UE – zagadnienia dotyczące rozpoczęcia działalności gospodarczej w Polsce, doboru kadry pod kątem realizacji projektów dotacyjnych oraz transferu know-how w ramach grupy kapitałowej. Dla dopełnienia obrazu sytuacji i aby móc rozważyć wszystkie za i przeciw rozpoczęcia działalności gospodarczej w Polsce pozostaje nam przeanalizować etap prowadzenia działalności operacyjnej spółki.

Lokalizacja i zasoby techniczne

Spółka, która rozważa ubieganie się o dofinansowanie ze środków publicznych powinna mieć do dyspozycji przestrzeń do realizacji prac projektowych – przestrzeń biurową oraz w zależności od typu projektu infrastrukturę techniczną czy laboratorium badawcze. Ponieważ wysokość wsparcia w projektach inwestycyjnych różni się w zależności od regionu, w którym są realizowane prace, warto jest wybrać lokalizację, która będzie dla spółki najkorzystniejsza pod tym względem. W przypadku projektów B+R kwestia ta ma znacznie mniejsze znaczenie. Co istotne, na moment składania wniosku o dofinansowanie nie jest konieczne posiadanie prawa własności ani docelowej umowy najmu przestrzeni, która będzie wykorzystywana w projekcie dotacyjnym. Ważne jest wstępne zabezpieczenie dostępu do nieruchomości poprzez np. podpisanie niewiążącej prawnie umowy warunkowej najmu.

Oprócz typowo biurowej infrastruktury spółka musi mieć również dostęp do infrastruktury zależnej od specyfiki projektu. Dla przykładu, dla prowadzenia projektów B+R w branży IT potrzebny jest sprzęt komputerowy czy specjalistyczne oprogramowanie. Aby wykazać przygotowanie do realizacji projektu ważne jest by dysponować przynajmniej częścią zasobów oraz posiadać realistyczny plan pozyskania tych pozostałych.

Podczas wyboru lokalizacji warto rozważyć współpracę z instytucjami, które wspierają rozwój innowacyjnej przedsiębiorczości, tzw. ośrodkami innowacji. Podmioty te zajmują się transferem technologii i dostarczaniem usług proinnowacyjnych oraz współpracą z biznesem. W ramach ośrodków innowacji można wyróżnić: Parki technologiczne, Parki Naukowe, Parki Naukowo-technologiczne, Parki Przemysłowo-technologiczne, Techno-parki, Inkubatory Technologiczne, Centra Transferu Technologii, Centra Innowacji. Coraz trudniej jest zachować wyraźny podział na poszczególne rodzaje ośrodków przy coraz bardziej przenikających się rodzajach aktywności w ramach tych instytucji. Zakładanym efektem działalności ww. podmiotów jest rozwijanie innowacji w aspekcie produktowym i procesowym. Dzięki nawiązaniu współpracy z ośrodkami innowacji przedsiębiorcy mogą skorzystać z usług szkoleniowych, doradczych, finansowych oraz wynajmu infrastruktury.

Obowiązki administracyjne

Oprócz zasobów stricte technicznych musimy mieć na uwadze, że ciążą na nas obowiązki administracyjne i inne obciążenia związane z bieżącym funkcjonowaniem spółki. Jednym ze stałych kosztów funkcjonowania jest księgowość – zdecydowanie rekomendujemy skorzystanie z usług biura księgowego, które w imieniu inwestora zajmie się wszelkimi obowiązkami jak np. rejestracją na VAT czy terminowym składaniem deklaracji podatkowych i tych związanych z zatrudnianymi pracownikami. Jest to istotne, ponieważ cała administracja skarbowa operuje jedynie w języku polskim. Systemy administracji skarbowej są w dużej części zdigitalizowane przez co niezbędne są odpowiednie narzędzia pozwalające na dostarczenie wszystkich wymaganych informacji.

Kolejną ważną kwestią jest aktualizacja Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych – rejestru, w którym należy ujawnić osoby fizyczne będące beneficjentami rzeczywistymi spółki. Oznacza to, że nawet przy skomplikowanych, wielopoziomowych strukturach, zarząd zobowiązany jest (pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia) do wskazania odpowiedniej osoby. Jest to często o tyle utrudnione, że jakiekolwiek zmiany w rejestrze należy ujawnić w ciągu 7 dni od każdej zmiany danych dotyczących beneficjenta. Wiąże się to z koniecznością aktualizacji rejestru w Polsce w ciągu 7 dni od sprzedaży udziałów w USA czy innym państwie, gdzie znajduje się osoba stojąca na szczycie struktury. Jeżeli zarząd nie dochowa tego obowiązku, na spółkę może zostać nałożona kara pieniężna w wysokości do 1 000 000 PLN (~250 000 EUR). Dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie na poziomie grupy procedur mających na celu przepływ tego typu informacji w strukturze.

Z uwagi na digitalizację wielu rejestrów (VAT, beneficjent rzeczywisty, sprawozdania finansowe, itd.) niezbędne jest, by członek zarządu spółki posiadał polski numer identyfikacyjny czyli PESEL lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Druga z ww. opcji jest wygodniejsza i zdecydowanie szybsza. Kwalifikowany podpis elektroniczny nie musi być wydany w Polsce, ale musi być zgodny z rozporządzeniem Unii Europejskiej eIDAS – wszyscy dostawcy takich podpisów znajdują się na stronie Komisji Europejskiej https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/. Warto o tym pamiętać przed wyborem członków zarządu, bo w wielu przypadkach już w ciągu pierwszych 7 dni od powołania konieczne będzie podpisanie pierwszych dokumentów.

Współpraca branżowa

Dużym ułatwieniem w  codziennym funkcjonowaniu i wymianie know-how jest nawiązanie współprac branżowych. Warto skorzystać z instytucjonalnych form wspierania innowacyjności takich jak:

1/ Klastry – grupy kooperujących i konkurujących ze sobą firm, wyspecjalizowanych dostawców działających w pokrewnych sektorach i związanych z nimi instytucji, które stwarzają warunki do umocnienia współpracy pomiędzy członkami. Ich współpraca stymuluje poszczególne branże i napędza je do poszukiwania innowacyjnych rozwiązań. Katalog klastrów w Polsce przygotowany przez PARP. Część klastrów posiada status Krajowych Klastrów Kluczowych (KKK). Stanowią one platformy współpracy i wymiany doświadczeń przyczyniające się do rozwoju konkurencyjności polskiej gospodarki. Obecnie w Polsce działa w Polsce działa 16 KKK (katalog KKK, 2020 r.).

2/ Huby Innowacji Cyfrowych (Digital Innovation Hub – DIH) – wspierają krajową i regionalną strategię cyfryzacji i przechodzenie do Przemysłu 4.0. DIH skupiają się przede wszystkim na rozwiązaniach takich jak łączność 5G, sztuczna inteligencja, przemysłowy Internet rzeczy, modelowanie informacji o budynkach i przetwarzanie w chmurze. Huby pomagają przedsiębiorcom w cyfryzacji poprzez informowanie, działania demonstracyjne, edukację i szkolenia, doradztwo i działania wdrożeniowe. W Polsce funkcjonuje 5, rozmieszczonych w różnych regionach, Hubów Innowacji Cyfrowych: (1) VoiceLab.AI, (2) Krakowski Park Technologiczny, (3) Instytut Łączności, (4) Fundacja UAM, (5) Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu.

Celem ustanowionego przez UE na lata 2021-2027 programu Cyfrowa Europa (Digital Europe Programme) jest rozbudowa cyfrowej infrastruktury technicznej, jak również zwiększenie w państwach członkowskich poziomu wykorzystania cyfrowych technologii przez administrację publiczną oraz sektor prywatny, a w szczególności przez MŚP. Aby to osiągnąć rozpoczęto proces wyboru Europejskich Hubów Innowacji Cyfrowych, które będą miały na celu wspieranie cyfrowej transformacji. Z końcem marca 2021 r. wyłoniono 25 polskich kandydatów na eDIH.

> Artykuł dostępny także w wersji anglojęzycznej.

Czytaj więcej