Już od 28 czerwca 2025 r. firmy będą musiały spełniać nowe wymogi dostępności – ich ignorowanie może oznaczać wysokie kary i utratę szans na zamówienia publiczne. Równocześnie jednak systematyczne wdrożenie wymogów dostępności może przynieść wymierne korzyści konkurencyjne i reputacyjne.

28 czerwca 2025 roku w życie wejdzie ustawa z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze, zwana potocznie Polskim Aktem o Dostępności. Akt ten, implementujący dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 (tzw. European Accessibility Act), nakłada na przedsiębiorców z wybranych sektorów szereg nowych obowiązków, których celem jest eliminacja barier w dostępie do produktów i usług dla osób ze szczególnymi potrzebami.

W praktyce implementacja wymogów dostępności obejmuje: zapewnienie czytelnej nawigacji na platformach cyfrowych, umożliwienie dostępności przez różne kanały sensoryczne, dostosowanie interfejsów użytkownika, używanie kontrastowych kolorów i skalowalnych czcionek, optymalizację aplikacji mobilnych dla technologii asystujących, sporządzanie dokumentacji korporacyjnej prostym i zrozumiałym językiem, budowanie systemów obsługi klienta z pełnym dostępem dla wszystkich użytkowników.

Obowiązki dostępności – czy dotyczą Twojej organizacji?

Większość średnich i dużych przedsiębiorców będzie objęta nowymi przepisami. Ustawa wyłącza jedynie mikroprzedsiębiorców w zakresie świadczenia usług, natomiast w przypadku produktów podlegają oni większościowo podobnym obowiązkom co większe podmioty. Niezależnie, organizacje prowadzące działalność na większą skalę muszą przygotować się na pełne compliance.

Nie jednak sama wielkość ma znaczenie – przed przystąpieniem do działania:

1) Sprawdź, czy Twoja działalność obejmuje produkty lub usługi objęte ustawą,

2) Oceń złożoność łańcucha dostaw i kanałów dystrybucji,

3) Zidentyfikuj wszystkie punkty kontaktu z konsumentami.

Jakie usługi i produkty obejmuje Akt o Dostępności?

Akt o Dostępności obejmuje sześć głównych rodzajów usług oraz cztery kategorie produktów:

Usługi:

  • Audiowizualne usługi medialne (np. platformy streamingowe/VOD, telewizja hybrydowa),
  • Łączność elektroniczna (telefonia, Internet, w tym połączenia alarmowe),
  • Informacja cyfrowa w transporcie pasażerskim (lotniczym, autobusowym, kolejowym, wodnym),
  • Bankowość detaliczna (np. aplikacje bankowe, infolinie, helpdeski),
  • Rozpowszechnianie książek elektronicznych (tworzenie i sprzedaż przez Internet),
  • Sklepy internetowe (e-commerce, platformy marketplace),

Produkty:

  • Konsumencki sprzęt komputerowy oraz systemy operacyjne,
  • Konsumenckie urządzenia końcowe do usług telekomunikacyjnych i audiowizualnych,
  • Czytniki e-booków,
  • Terminale płatnicze i samoobsługowe (bankomaty, automaty biletowe, urządzenia do odpraw na lotniskach).

Praktyczne przykłady wdrożeń dostępności

Praktycznym przykładem wdrożenia dla przepisów w zakresie usług np. sklepu internetowego będzie zapewnienie:

  • Nawigacji za pomocą klawiatury (bez użycia myszy),
  • Alternatywnych opisów wszystkich obrazów produktów (tzw. alt text),
  • Kontrastowych kolorów (współczynnik kontrastu min. 4.5:1),
  • Skalowania czcionki (do 200% bez utraty funkcjonalności).

Dla produktów, najlepszym przykładem jest terminal płatniczy w sklepie, który musi zapewnić np.:

  • Syntezę mowy w języku polskim – terminal będzie „mówił” o każdej czynności,
  • Gniazdo słuchawkowe, które umożliwi podłączenie prywatnych słuchawek,
  • Oznaczenia dotykowe na klawiszach – wypukłe punkty na kluczowych przyciskach,
  • Wystarczający kontrast wyświetlacza, który zapewni czytelność dla osób słabowidzących.

Co to oznacza dla Twojej firmy?

Dla organizacji oznacza to konieczność systemowego podejścia do dostępności na wszystkich poziomach: od architektury IT, przez procesy biznesowe, po szkolenia personelu i zarządzanie łańcuchem dostaw. Wdrożenie dostępności to nie tylko kwestia zgodności z prawem – to strategiczna decyzja biznesowa. W praktyce to konieczność:

  • dostosowania stron internetowych, aplikacji mobilnych,
  • zmiany w procesach zakupowych i obsługi klienta,
  • tworzenia czytelnej dokumentacji (regulaminów, instrukcji obsługi),
  • szkolenia personelu i zarządzanie dostępnością w łańcuchu dostaw.

Kogo dotyczą obowiązki w łańcuchu dostaw? Odpowiedzialność według Polskiego Aktu o Dostępności

Akt o Dostępności jest skierowany do przedsiębiorców, których działalność wpisuje się w katalog usług i produktów objętych ustawą. Ustawa nakłada odpowiedzialność solidarną na cały łańcuch dostaw:

  • Producenci - projektowanie zgodne z wymaganiami dostępności,
  • Importerzy - weryfikacja zgodności produktów sprowadzanych spoza UE,
  • Dystrybutorzy - zapewnienie, że wprowadzane do obrotu produkty są zgodne,
  • Usługodawcy - dostępność świadczonych usług oraz informacji o nich.

Czy Twoja firma może skorzystać z wyłączeń?

Większość wyłączeń nie będzie miała zastosowania do średnich i dużych przedsiębiorców:

  • Strony internetowe i aplikacje w zakresie map (pod warunkiem dostępności cyfrowej danych teleadresowych),
  • Treści niefinansowane przez organizację i pozostające poza jej kontrolą,
  • Usługi komunikacji miejskiej oraz przewozy gminne, metropolitalne, powiatowe i wojewódzkie.

Kiedy można uchylić się od obowiązku dostępności?

Organizacja może uchylić się od konkretnego wymagania dostępności wyłącznie po wykazaniu, że:

  • Stanowiłoby nieproporcjonalne obciążenie finansowe (wymaga szczegółowej analizy ekonomicznej),
  • Wymagałoby zasadniczej zmiany podstawowych właściwości produktu/usługi.

Ocena nieproporcjonalności jest dokonywana indywidualnie dla każdego podmiotu, niezależnie od jego wielkości. Korzystanie z przepisów ochronnych wymaga szczegółowego udokumentowania.

Jakie kary grożą za brak dostępności? Progresywny system sankcji w Polskim Akcie o Dostępności

Polski Akt o Dostępności wprowadza wielopoziomowy system odpowiedzialności, który priorytetowo traktuje naprawę naruszeń nad karanie. Prawodawca zastosował filozofię "najpierw pomóż dostosować się, potem karz za uporczywe nieprzestrzeganie".

Etap 1: Działania naprawcze zamiast natychmiastowych kar

System rozpoczyna się od działań naprawczych. Gdy organ nadzoru wykryje niezgodność, najpierw wydaje nakazy zapewnienia zgodności, wycofania problematycznych produktów z rynku lub powiadomienia konsumentów o zagrożeniach. Dopiero uporczywe nieprzestrzeganie tych nakazów lub całkowity brak współpracy prowadzi do kar finansowych.

Etap 2: Kary finansowe – ile mogą wynieść?

Kary pieniężne sięgają do 10-krotności przeciętnego wynagrodzenia (obecnie około 80-90 tysięcy złotych), ale maksymalnie 10% rocznego obrotu firmy. To znaczące kwoty, które mogą realnie wpłynąć na kondycję finansową przedsiębiorstwa. Środki z kar zasilają Fundusz Dostępności, tworząc pełny cykl: od sankcji za bariery do inwestycji w dostępność.

Kto kontroluje zgodność z ustawą?

Nadzór został rozdzielony sektorowo - UKE kontroluje technologie IT i telekomunikację, Rzecznik Finansowy bankowość, a inspektorzy transportu usługi przewozowe. Prezes Zarządu PFRON koordynuje cały system i może prowadzić kontrole przekrojowe.

Najpoważniejsze konsekwencje: wykluczenie z zamówień publicznych

Najdotkliwszą konsekwencją może okazać się wykluczenie z zamówień publicznych - szczególnie bolesne dla firm współpracujących z sektorem państwowym. Do tego dochodzą skutki reputacyjne, gdy informacje o naruszeniach są publikowane na stronach organów nadzoru.

Jak się zabezpieczyć? Proaktywne compliance to klucz

Kluczowa strategia obrony to proaktywne compliance. Firmy stosujące normy zharmonizowane (EN 301 549) uzyskują domniemanie zgodności z ustawą. Regularne audyty wewnętrzne i pełna współpraca z organami nadzoru znacząco zmniejszają ryzyko surowych sankcji.

System został zaprojektowany jako progresywny - organy będą preferować rozwiązania umożliwiające dostosowanie się do wymogów przed zastosowaniem najsurowszych kar. Celem nie jest karanie, lecz rzeczywiste zwiększenie dostępności produktów i usług dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Przepisy przejściowe - jak Polski Akt o Dostępności chroni rynek przed chaosem?

Polski Akt o Dostępności został zaprojektowany z myślą o minimalizacji zakłóceń gospodarczych przy jednoczesnym zapewnieniu postępu w dostępności. Prawodawca zastosował zasadę "nie karać za przeszłość, ale wymagać w przyszłości", co przełożyło się na przemyślany system przepisów przejściowych.

Produkty: „Zamrożenie stanu prawnego”

Jeśli produkt trafił na rynek przed 28 czerwca 2025 roku, oznacza to, że został wprowadzony zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami. Retroaktywne nakładanie nowych obowiązków byłoby niesprawiedliwe wobec przedsiębiorców i mogłoby destabilizować rynek.

W praktyce oznacza to, że produkt sprzedany w maju 2025 roku może być sprzedawany i serwisowany przez całą swoją żywotność bez konieczności dostosowania do wymogów Aktu o Dostępności. Jednak identyczny model wprowadzony po 28 czerwca 2025 roku musi już spełniać wszystkie wymogi dostępności.

Szczególna sytuacja terminali: Prawodawca uwzględnił, że terminale samoobsługowe (bankomaty, automaty biletowe) to inwestycje o długim cyklu życia. Terminal zainstalowany w 2020 roku może być wykorzystywany maksymalnie do 2040 roku, niezależnie od wymogów dostępności. To rozwiązanie chroni inwestycje już poniesione przez banki, przewoźników i inne podmioty.

Usługi: ochrona zawartych umów

Zasada pacta sunt servanda w działaniu - umowy zawarte przed wejściem w życie ustawy mogą być realizowane w niezmienionej formie aż do ich naturalnego wygaśnięcia. Prawodawca uznał, że zmuszanie do renegocjacji tysięcy umów byłoby nieproporcjonalnym obciążeniem, ale zarazem nie dłużej niż do czerwca 2030 roku - tu prawodawca wyznaczył maksymalną granicę czasową.

Spółka świadcząca usługi może do 2030 roku korzystać z produktów, które wykorzystywała przed wejściem w życie ustawy, nawet jeśli nie spełniają one nowych wymogów.

Treści internetowe: ochrona archiwum cyfrowego

Prawodawca dostrzegł, że wymaganie dostosowania milionów już opublikowanych materiałów byłoby technicznie niemożliwe i ekonomicznie nieuzasadnione.

Podcast nagrany w 2024 roku nie musi mieć transkrypcji, ale nowy odcinek z lipca 2025 roku już tak.

Podsumowując wyłączenia obejmują:

  • Istniejące umowy (art. 85) - Umowy o świadczenie usług zawarte przed 28 czerwca 2025 r. mogą obowiązywać w niezmienionej treści do 28 czerwca 2030 r.
  • „Stare” treści internetowe (art. 86)
    • Zarejestrowanych mediów opublikowanych przed wejściem w życie ustawy
    • Plików dokumentów opublikowanych wcześniej
    • Treści zarchiwizowanych, nieaktualnych od wejścia w życie ustawy
  • Terminale (art. 85 ust. 3) - Terminale niespełniające wymagań mogą być używane przez okres ich ekonomicznej użyteczności, max. 20 lat od rozpoczęcia użytkowania.

Strategiczne implikacje dla biznesu – czas na decyzję

Za chwilę nastąpi moment prawdy – od 28 czerwca 2025 każdy nowy produkt wprowadzany na rynek i każda nowa usługa musi być w pełni zgodna z wymogami dostępności. Nie ma "okresu wdrażania" ani "stopniowego dostosowywania" - compliance musi być natychmiastowy i pełny.

Przedsiębiorcy mogą świadomie wykorzystać przepisy przejściowe w planowaniu. Przykład: jeśli Twoja firma planuje wdrożenie nowego systemu CRM w 2026 roku, warto już dziś zaprojektować go zgodnie z normą EN 301 549.

28 czerwca kończy się okres przygotowań, ale rozpoczyna era nowych możliwości. Historia rozwoju technologii pokazuje, że standardy dostępności przestają być "wymogiem prawnym" i stają się podstawą innowacji. Firmy, które to zrozumieją, będą kształtować przyszłość polskiego rynku cyfrowego.

Już za kilka dni każdy nowy produkt i każda nowa usługa będą musiały spełniać wymogi dostępności. Nie ma odwrotu od tej transformacji. Zrób pierwszy krok i dowiedz się, jak Twoja firma może zyskać przewagę dzięki zgodności z Polskim Aktem o Dostępności.