Pytania o prawne aspekty pracy zdalnej są jednymi z najczęstszych, które otrzymujemy w ostatnim czasie. Trudno się dziwić – Kodeks pracy w ogóle nie reguluje tych zagadnień, przepisy tarczowe są zbyt oszczędne i rodzą więcej pytań niż odpowiedzi, a prace nad projektem nowelizacji nie posuwają się do przodu. Nie zmienia to faktu, że pracodawcy muszą odnaleźć się w tych realiach. W cyklu kolejnych artykułów na temat prawnych aspektów pracy zdalnej zaadresujemy kwestie, które – jak wynika z naszej praktyki – najbardziej nurtują pracodawców.

Projekt stoi w miejscu…

Dzisiaj, czyli w poniedziałek 19 lipca, mijają dwa miesiące, odkąd na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzający pracę zdalną (o podstawowych założeniach projektu pisaliśmy tutaj). Od tego czasu niewiele się zmieniło – wciąż nie wiemy, czy i kiedy planowane zmiany wejdą w życie. Wygląda jednak na to, że tego chwilowego przestoju nie można złożyć na karb sezonu ogórkowego, bowiem najprawdopodobniej, wobec licznych uwag zgłoszonych do projektu i dezaprobaty organizacji związkowych, przygotowana ma być nowa lub zmodyfikowana wersja projektu. Na dzień dzisiejszy nie wiemy zatem, jak ostatecznie wyglądać będą przepisy, które w postpandemicznych czasach umożliwią pracę domu.

…a pracodawcy radzą sobie sami

Brak odpowiednich regulacji nie zmienia jednak obecnego stanu rzeczy – w wielu zakładach pracy w dalszym ciągu część pracy wykonywana jest zdalnie w formule hybrydowej, a biorąc pod uwagę widmo zapowiadanej kolejnej fali pandemii COVID-19, niestety nie można wykluczyć, że na jesieni znów wielu z nas wróci do pracy z domu na dłużej. Wielu pracodawców podejmuje decyzję o wzięciu spraw w swoje ręce i wdrożeniu wewnętrznych procedur opartych najczęściej na istniejących dotyczących regulacjach dotyczących telepracy i dość oszczędnych przepisach dotyczących pracy zdalnej, wprowadzonych przez Tarczę Antykryzysową.

Granice swobody

Niepewność jest jednak spora, szczególnie jeśli chodzi o granice elastyczności pracodawców we wprowadzeniu swoich własnych, czasem specyficznych, bo dostosowanych do danej organizacji, uregulowań. Dlatego też, choć na dzień dzisiejszy nie ma obowiązku „sproceduralizowania” pracy zdalnej, to pracodawcy często się na to decydują – częściowo dlatego, że regulamin umożliwia wprowadzenie szczegółowych, jednolitych rozwiązań dla całej organizacji, a częściowo dlatego, że zgodnie z oczekiwaniami, jakie aktualnie stawia przed pracodawcami rynek pracy, tzw. home office stanie się nową normą, niezależnie od tego, jak ukształtuje się sytuacja związana z pandemią.

Według stanu na dzień dzisiejszy dysponujemy jedynie przepisami „tarczowymi”, z których wynika, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, o wykonywaniu pracy zdalnej przez pracownika może zdecydować sam pracodawca, wydając stosowne polecenie. Oczywiście w dalszym ciągu spełnione muszą być określone przesłanki – przede wszystkim pracownik musi mieć umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy, oraz musi pozwalać na to rodzaj pracy. Niemniej jednak wprowadzane przez pracodawców regulaminy pracy zdalnej na ogół (i całkiem zresztą słusznie) określają znacznie więcej kwestii, jak obowiązek zachowania poufności, BHP, zasady potwierdzania obecności w pracy itp. Z punktu widzenia zabezpieczenia interesów pracodawcy bardzo ważne jest także odpowiednie uregulowanie ewentualnej kwestii pracy zdalnej zza granicy. Jedno z pierwszych pytań, które pada w tym kontekście, dotyczy uzgodnienia treści utworzonej przez pracodawcę procedury pracy zdalnej ze związkiem zawodowym.

Co ze związkami zawodowymi?

W związku z tym, że nie ma obecnie przepisu nakładającego na pracodawcę obowiązek wdrożenia regulaminu pracy zdalnej, teoretycznie mogłoby się wydawać, że nie ma też obowiązku uzgadniania jego treści ze związkami zawodowymi. Sprawa jest jednak nieco bardziej skomplikowana, bowiem w praktyce tworzone przez pracodawców regulaminy pracy zdalnej dalece wychodzą poza kwestie, które są obecnie uregulowane w Tarczy Antykryzysowej, a które można zakwalifikować jako regulujące „organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników” – jest to więc materia, która co do zasady powinna być zawarta regulaminie pracy, co wynika z art. 104 § 1 KP. A regulamin pracy należy już ustalić w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 1042 § 1 KP).

Trzeba także mieć na uwadze, że zgodnie z planowaną nowelizacją (w wersji, którą obecnie znamy) zasady wykonywania pracy zdalnej trzeba będzie określać w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i związkiem zawodowym, a jeśli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia, pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte w toku uzgodnień. Co ciekawe, przepis umożliwiający pracodawcy wdrożenie regulaminu samodzielnie spotkał się jednak ze sprzeciwem organizacji związkowych, co może być o tyle zaskakujące, że dość podobne rozwiązanie już od dawna funkcjonuje przy ustalaniu treści regulaminu pracy. Kodeks pracy jasno wskazuje, że w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

Podsumowując, w naszej ocenie uznać należy, że zasady wykonania pracy w formule home office dotyczą de facto organizacji i porządku w zakładzie pracy – a ta materia zasadniczo powinna być zawarta w regulaminie pracy, który pracodawca ma obowiązek uzgodnić. Patrząc z tej perspektywy, i mają na względzie projekt nowelizacji, od strony prawnej najbezpieczniejsze dla pracodawcy będzie zatem skonsultowanie treść regulaminu pracy zdalnej ze organizacją związkową, o ile taki funkcjonuje w zakładzie pracy.

O czym pamiętać, przygotowując regulamin pracy zdalnej?

Po pierwsze, regulamin pracy zdalnej, który ma być wprowadzony teraz, tzn. w okresie pandemii, musi być zgodny z przepisami tarczowymi; innymi słowy, regulacje, które są w nim zawarte, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika, niż przepisy zawarte w Tarczy Antykryzysowej (przykładowo, regulamin nie może przewidywać, że do wykonywania pracy zdalnej zobowiązany jest każdy pracownik bez wyjątku, skoro zgodnie z przepisami polecenie powierzenia pracy zdalnej możliwe jest wówczas, gdy pracownik posiada odpowiednie umiejętności i możliwości)

Po drugie, wdrażając regulamin pracy zdalnej, należy pamiętać o prawidłowym uregulowaniu kwestii, które są najbardziej istotne z punktu widzenia pracodawcy. Wprowadzać nowych wewnątrzzakładowych procedur tylko po to, żeby powielić powszechnie obowiązujące przepisy prawa, wydaje się bezprzedmiotowe. Należy zadbać, aby regulamin w wyczerpujący sposób odnosił się m.in. do kwestii zachowania poufności w procesie pracy zdalnej i ochrony informacji poufnych, potwierdzania obecności, zdalnego partycypowania w pracy zespołowej, BHP, ewentualnych ekwiwalentów pieniężnych itp.

Po trzecie, regulamin pracy zdalnej należy – mimo braku wyraźnych przepisów określających taki obowiązek – uzgodnić z organizacją związkową.

W naszej ocenie tak właśnie należy podjeść do uregulowania kwestii pracy zdalnej w aktualnym stanie prawnym. A jak będzie po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu pracy? Z niecierpliwością czekamy, żeby się przekonać.