Zasada konkurencyjności w projektach unijnych. Najważniejsze informacje dla przedsiębiorców
Realizacja projektów współfinansowanych z funduszy unijnych wymaga przestrzegania szeregu zasad i procedur. Jedną z kluczowych jest zasada konkurencyjności, która nakłada na beneficjentów obowiązek przeprowadzania transparentnych postępowań zakupowych. Ale czy zawsze trzeba ją stosować?
(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)
Zobacz film: Zakupy w projektach w perspektywie finansowej 2021-2027 – zasada konkurencyjności
Film przybliża kwestie zakupów w nowej perspektywie finansowej na lata 2021-2027. Nowa perspektywa, która obowiązuje nas od listopada 2022, określa bowiem nowe zasady odnoszące się do procesu zakupowego i zasady konkurencyjności. Niezmienne dla tej perspektywy pozostają zapisy odnośnie zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Co się zmienia? Jak powinien wyglądać proces zakupowy? Zapraszamy
W pewnych okolicznościach przepisy przewidują możliwość wyłączenia tego obowiązku. Poniżej wyjaśniamy, kiedy możesz skorzystać z tych wyjątków i dlaczego ich zrozumienie jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania i rozliczania projektu.
Co to jest zasada konkurencyjności
Zasada konkurencyjności to jeden z filarów realizacji projektów unijnych. Jej celem jest zapewnienie uczciwej konkurencji, efektywności wydatkowania środków publicznych oraz niedyskryminacyjnego dostępu do zamówień. Zasadę tą stosuje się dla zamówień w projekcie o całkowitej szacunkowej wartości powyżej 50 000 zł.
Kiedy można odstąpić od zasady konkurencyjności
Niektóre sytuacje umożliwiają odstąpienie od stosowania zasady konkurencyjności. Są to tzw. wyłączenia, które pozwalają na uproszczenie procesu zakupowego. Oto najczęstsze przypadki:
1. Mała wartość zamówienia
Jeżeli całkowita wartość zamówienia w projekcie nie przekracza progu 50 000 zł netto, zasada konkurencyjności nie ma zastosowania. Dla wydatków między 20 000 zł a 50 000 zł obowiązuje rozeznanie rynku, ale w przypadku zamówień o wartości do 20 000 zł wystarczające jest przestrzeganie zasad wewnętrznych organizacji.
2. Sytuacje nadzwyczajne
Kiedy pojawia się siła wyższa – np. klęska żywiołowa, awaria lub inne okoliczności wymagające natychmiastowego działania – można pominąć zasadę konkurencyjności. Niezwykle istotne jest jednak udokumentowanie i odpowiednie uzasadnienie takiej sytuacji.
3. Brak alternatywy na rynku
Jeśli zamówienie może być zrealizowane wyłącznie przez jednego wykonawcę, możliwe jest skorzystanie z wyłączenia pod warunkiem, że jest to jeden z następujących przypadków.
- Nie istnieje konkurencja dla wykonawcy ze względów technicznych, o charakterze obiektywnym, gdy istnieje tylko jeden podwykonawca, który jako jedyny może zrealizować zamówienie.
- Przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej.
Zatem brak konkurencji musi wynikać z przyczyn obiektywnych, np. na rynku nie istnieją żadne alternatywne rozwiązania techniczne lub jest tylko jeden dostawca. Pamiętaj o przygotowaniu szczegółowego uzasadnienia potwierdzającego spełnienie ww. przesłanek.
Jak prawidłowo dokumentować wyłączenia
Niezależnie od powodu zastosowania wyłączenia, niezwykle ważne jest zachowanie transparentności i staranności w dokumentacji, dla zachowania właściwej ścieżki audytu. Pamiętaj, aby:
- przygotować szczegółowe uzasadnienie – wyjaśnij, dlaczego zastosowanie wyłączenia było niezbędne;
- zachować pełną dokumentację – zapisuj wszelkie decyzje, które mogą być przedmiotem kontroli instytucji zarządzającej. Każde odstąpienie od stosowania zasady konkurencyjności powinno być rzetelnie udokumentowane;
- stosować standardy programu – wyłączenia mogą się różnić w zależności od wytycznych dla konkretnego projektu.
Co grozi za nieuzasadnione pominięcie zasady konkurencyjności
Nieuzasadnione pominięcie zasady konkurencyjności może skutkować nałożeniem korekt finansowych na dane zamówienie w wysokości nawet do 100% jego wartości. Co może doprowadzić nawet do zwrotu całej dotacji otrzymanej w ramach niewłaściwe udzielonego zamówienia. Dlatego kluczowe jest, aby każda decyzja o odstąpieniu od zasady konkurencyjności była dobrze przemyślana, uzasadniona i udokumentowana.
Dla jakich kosztów nie stosujemy zasady konkurencyjności
1. Uproszczone metody rozliczania wydatków
W przypadku projektów, które rozliczane są w oparciu o kwoty ryczałtowe, transze dofinansowania są wypłacane w oparciu o stawkę ryczałtową, a nie na podstawie rzeczywistych kosztów. Koszty rozliczone metodą ryczałtową są traktowane jako wydatki poniesione.
- Wydatki ryczałtowe nie wymagają stosowania postępowań ofertowych.
- Sposób wyboru wykonawcy jest dowolny i nie podlega weryfikacji przez instytucje zarządzające.
- Wyłączenie dotyczy jednak tylko tej części projektu, która została zaplanowana jako rozliczana w sposób uproszczony.
- Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w celu potwierdzenia poniesienia wydatków.
Natomiast warto pamiętać o przestrzeganiu wewnętrznych regulacji obowiązujących u beneficjenta, ale wybór dostawcy nie będzie oceniany przez instytucję.
2. Brak rozstrzygnięcia w przeprowadzonym postępowaniu
Jeżeli procedura wyboru wykonawcy została przeprowadzona zgodnie z zasadami konkurencyjności, ale:
- nie wpłynęły żadne oferty lub
- wszystkie oferty podlegały odrzuceniu albo
- żaden wykonawca nie spełnił warunków udziału w postępowaniu.
Możliwe jest dokonanie wyboru wykonawcy bez konieczności powtarzania postępowania, czyli bez stosowania ponownie zasady konkurencyjności. Należy jednak bezwzględnie zachować warunki określone w pierwotnym zapytaniu ofertowym.
3. Koszty amortyzacji
W projektach, w których kwalifikowane są odpisy amortyzacyjne, a nie koszty zakupu maszyn, urządzeń czy oprogramowania, zasada konkurencyjności nie musi być stosowana.
- Dotyczy to przede wszystkim projektów badawczo-rozwojowych (B+R).
- Kluczowe jest właściwe księgowanie odpisów amortyzacyjnych.
- Do nabycia amortyzowanych aktywów nie były wykorzystane dotacje publiczne.
Amortyzowane środki trwałe musiały być zakupione w sposób racjonalny i efektywny, tj. ich ceny nie mogły być zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych.
4. Personel badawczy w projektach B+R
Wyłączenie z zasady konkurencyjności może mieć też odniesienie do personelu badawczego. Ma to miejsce dla zamówień:
- których przedmiotem są usługi świadczone w zakresie prac badawczo-rozwojowych
- prowadzonych w projekcie przez osoby fizyczne wskazane z imienia i nazwiska w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu,
- posiadające wymagane kwalifikacje, pozwalające na przeprowadzenie prac badawczo-rozwojowych zgodnie z tym wnioskiem.
Okiem eksperta
Wyłączenia z zasady konkurencyjności mogą w niektórych przypadkach znacznie uprościć realizację projektów unijnych. Aby jednak uniknąć potencjalnych trudności podczas kontroli, ważne jest, by beneficjenci szczegółowo zapoznali się z obowiązującymi przepisami, skrupulatnie dokumentowali swoje decyzje i działali w sposób transparentny. Pamiętaj, że wyłączenia ze stosowania zasady konkurencyjności nie powinny być twoim pierwszym wyborem, gdyż w wielu przypadkach okazuje się, że możliwe jest przeprowadzenie procedury zakupowej w bazie konkurencyjności.
Opisane wyłączenia to jedynie najczęstsze przypadki, w których możliwe jest odstąpienie od stosowania zasady konkurencyjności. Regulacje mogą różnić się w zależności od programu operacyjnego, dlatego zawsze należy odnosić się do obowiązujących dokumentów, takich jak umowa o dofinansowanie i wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków.
Ponadto należy pamiętać, że wszystkie wydatki kwalifikowalne muszą być ponoszone z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości oraz przy braku konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywizmu w związku z wykonaniem umowy.
Jeśli masz wątpliwości, czy dane wyłączenie dotyczy Twojego projektu, warto skonsultować to z ekspertami – lepiej zawczasu wyjaśnić wątpliwości, niż ryzykować późniejsze problemy i potencjalne korekty finansowe. Pamiętaj, że nieprawidłowe zastosowanie wyłączenia może skutkować koniecznością zwrotu całości lub części dofinansowania.
Posłuchaj