Osiągnięcie sukcesu rynkowego wymaga od przedsiębiorstw stałego poszukiwania nowych rozwiązań dostosowanych do potrzeb i preferencji klientów. Kreowanie innowacyjnych produktów, usług czy procesów zazwyczaj odbywa się w formie projektów B+R. Jednak, aby uzyskać zakładane rezultaty podejmowanych przedsięwzięć badawczych, należy zapewnić kompleksowe podejście do zarządzania w trakcie ich realizacji.

Planowanie projektu B+R

Skuteczne zarządzanie projektami B+R w dużej mierze jest uzależnione od czynności podejmowanych na etapie planowania projektu. Projekt B+R można określić jako system działań ograniczonych z jednej strony poprzez cel i zakres projektu, a z drugiej strony przez czas i zasoby (ludzkie, finansowe, techniczne) niezbędne do jego realizacji. Tym samym już na etapie planowania projektu należy odpowiedzieć na następujące pytania:
  • jaki jest cel projektu, czyli co powinno zostać osiągnięte w wyniku projektu?
  • jaki jest zakres projektu, czyli co i w jaki sposób zostanie wykonane w ramach projektu?
  • jakie zasoby ludzkie są niezbędne do osiągnięcia założonego celu projektu, czyli ilu pracowników, na jakich stanowiskach i w jakim wymiarze czasu należy zaangażować w projekt?
  • jakie nakłady finansowe są konieczne do poniesienia w związku z realizacją projektu oraz jakie zasoby techniczne będą niezbędne do przeprowadzenia zaplanowanych prac?
  • jaki jest harmonogram projektu, czyli jakie działania i w jakim okresie będą podejmowane w ramach projektu oraz jakie będą kamienie milowe podczas realizacji projektu i w jaki sposób mierzone będzie ich osiągnięcie?
  • jakie są ryzyka projektowe, czyli jakie zdarzenia mogą wystąpić w sposób inny niż oczekiwany i w jaki sposób im przeciwdziałać?

Zarządzanie pracami B+R

Staranna i rzeczowa odpowiedź na powyższe pytania pozwala odpowiednio przygotować projekt, co znacząco ułatwia zarządzanie w fazie realizacyjnej. Wśród aspektów mających decydujący wpływ na prawidłowe zarządzanie projektem wymienić należy przede wszystkim:
  1. Skład kadry zarządzającej – głównym zadaniem kadry zarządzającej jest kompleksowy nadzór nad przebiegiem prac projektowych w celu osiągnięcia zakładanych rezultatów w określonym czasie oraz przy wykorzystaniu zasobów dedykowanych do realizacji projektu. Innymi słowy kadra zarządzająca jest odpowiedzialna za prawidłowe wykonanie zaplanowanych prac, osiągnięcie założonych efektów, kontrolę wydatków i harmonogramu prac oraz wszelkie kwestie administracyjne i prawne związane z wykonaniem projektu. Zespół zarządzający projektem powinien być zbudowany w sposób zapewniający precyzyjny podział ról i obowiązków, uwzględniający jednocześnie wiedzę i doświadczenie poszczególnych osób w realizacji przedsięwzięć o zbliżonym charakterze oraz kompetencje w kluczowych obszarach związanych z projektem (m.in. finansowym, administracyjnym i prawnym). Ponadto sposób i styl zarządzania projektem przyjęty przez kadrę zarządzającą ma istotny wpływ na motywowanie i inspirowanie pracowników zaangażowanych w projekt.
  2. Finansowanie i budżet projektu – kreowanie innowacji wymaga poniesienia nakładów pieniężnych i jednocześnie wiąże się z wysokim poziomem ryzyka. Aby uniknąć ryzyka związanego z nadmiernym lub nieprawidłowym wydatkowaniem środków, skuteczne zarządzanie finansami w ramach projektu B+R rozpoczyna się na etapie planowania projektu, kiedy podejmowane są działania związane z prognozowaniem kosztów i przygotowaniem budżetu projektu. Jeżeli powyższe czynności zostały przeprowadzone skrupulatnie i dokładnie, na etapie realizacji projektu pozostaje bieżący monitoring ponoszonych wydatków i w razie konieczności wprowadzanie zmian w stosunku do pierwotnych założeń. Błędne oszacowanie wydatków lub przygotowanie budżetu w sposób nieproporcjonalny do zakresu zaplanowanych prac może skutkować nieosiągnięciem zakładanego celu w określonym terminie lub kompletnym niepowodzeniem projektu. Tym samym należy podkreślić, że prawidłowe zarządzanie finansami projektu ma istotny wpływ na projekt jako całość.
  3. Ryzyka projektowe – podobnie jak w przypadku finansowania i budżetu projektu, zarządzanie ryzykiem w ramach projektu rozpoczyna się na etapie planowania projektu podczas identyfikacji potencjalnych ryzyk mogących wystąpić w trakcie projektu, ich oceny oraz określenia metod zapobiegania lub minimalizacji skutków zaistnienia poszczególnych ryzyk. Zidentyfikowanie wszelkich ryzyk projektowych (np. finansowych, badawczych, technologicznych, rynkowych, prawno-administracyjnych) i odpowiednich metod zarządzania danym ryzykiem (np. unikanie, zapobieganie, przeniesienie, akceptowanie, wykorzystanie) pozwala na etapie realizacji projektu na bieżąco monitorować zagrożenia, które mogą utrudnić lub uniemożliwić osiągnięcie zakładanego efektu końcowego projektu i w razie konieczności podejmować odpowiednie działania zaradcze.

Różne koncepcje zarządzania projektami B+R

Dla zwiększenia efektywności realizacji projektu wskazane jest przyjęcie odpowiedniego sposobu zarządzania, dostosowanego do specyfiki danego projektu np. konkretnej metodyki lub wypracowanego w danej organizacji modelu zarządzania projektami. W projektach badawczych wykorzystywane są zazwyczaj koncepcje zarządzania bazujące na podejściu zwinnym (Agile) lub kaskadowym (Waterfall). Szczególnie popularne w branży IT podejście zwinne zakłada realizację prac B+R w krótkich fazach (tzw. iteracjach), kończonych uzyskaniem funkcjonującego fragmentu rezultatu końcowego oraz ponawianiu iteracji do momentu osiągnięcia zakładanego efektu finalnego. Takie podejście wyróżnia się brakiem dokładnie sprecyzowanego planu projektu i zakłada bieżące reagowanie na zmiany. Metodologia Waterfall opiera się natomiast na szczegółowym planie projektu, który określa kolejno następujące po sobie fazy projektu prowadzące do uzyskania efektu końcowego. Rezultat końcowy jest wynikiem prac podejmowanych w ramach odrębnych, zazwyczaj kilku lub kilkunastomiesięcznych etapów dedykowanych konkretnemu zagadnieniu. Weryfikacja uzyskanych rezultatów następuje w końcowej fazie projektu i obejmuje całość przeprowadzonych prac.   Podsumowując, skuteczne zarządzanie projektem B+R wymaga podjęcia odpowiednich kroków na etapie przygotowań do realizacji przedsięwzięcia. Gruntowna analiza planowanych do wykonania prac B+R, precyzyjne określenie celu i zakresu prac, przyjęcie właściwego sposobu zarządzania projektem, dokładne zaplanowanie niezbędnych do poniesienia kosztów czy identyfikacja zagrożeń mogących negatywnie wpływać na przebieg projektu pozwala właściwie nim zarządzać w okresie realizacji, a w rezultacie skutecznie wykonać projekt.