O Krajowym Planie Odbudowy w ostatnim czasie jest bardzo głośno. Niedawno opublikowaliśmy raport omawiający stan realizacji inwestycji w ramach KPO, jak również wskazujący kierunki rewizji zwiększające w naszej ocenie szanse na optymalne wykorzystanie środków z KPO.

O ile znacząca część inwestycji w ogóle się nie rozpoczęła, to niektóre z naborów już się zakończyły i wnioskodawcy czekają na wyniki tych konkursów. Jednym z nich jest inwestycja w ramach komponentu A „Odporność i konkurencyjność gospodarki”,  A2.1.1. „Inwestycje wspierające robotyzację i cyfryzację w przedsiębiorstwach”. Wyniki w ramach tego konkursu miały pojawić się w I kwartale 2024 roku, ale wiemy już, że nastąpi to najprawdopodobniej dopiero w II kwartale.

Biorąc pod uwagę cel konkursu, perspektywę czasową (konieczność zakończenia projektów do 30.06.2026 roku) i harmonogramy projektów oraz rodzaje wydatków, to najwyższy czas dla wnioskodawców, by rozpocząć procesy zakupowe do swoich projektów.

W niektórych projektach oczekiwanie na wyniki naboru może okazać się nieakceptowalne w kontekście możliwości zrealizowania całego zakresu rzeczowego projektu i uznania kosztów za kwalifikowane, dlatego też niezwykle ważne może okazać się odpowiednie zaplanowanie zakupów i rozpoczęcie tych procesów już dziś.

Na co zwrócić uwagę rozpoczynając zakupy do projektu?

W pierwszej kolejności należy przeprowadzić szacowanie wartości zamówienia, które ma na celu wybór właściwego trybu udzielenia zamówienia. Ustalenie wartości zamówienia powinno być przeprowadzone z należytą starannością, uwzględniając przyszłe zamówienia uzupełniające i pamiętając o udokumentowaniu całego procesu, by zapewnić właściwą ścieżkę audytu. Szacowanie należy udokumentować w postaci notatki służbowej z załączonymi dokumentami, które dla dostaw i usług nie powinny być starsze niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o zamówienie (dla robót budowlanych wymagany termin jest dwa razy dłuższy).

Etap szacowania jest o tyle istotny, że określa czy zakup ma być realizowany zgodnie z zasadą konkurencyjności czy z jej pominięciem. Dla zamówień, których wartość nie przekracza 50 000,00 zł netto, zasady konkurencyjności się nie stosuje.

Czym jest zasada konkurencyjności w KPO

Wiedząc jaki tryb zakupowy wybrać dla zamówienia, należy przejść do etapu przygotowania zapytania ofertowego, co często stanowi duże wyzwanie dla zamawiającego. Dlatego należy pamiętać o podstawowych zasadach, które powinny ten proces ułatwić. Najważniejsze elementy, które muszą znaleźć się w zapytaniu to opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu (tu warto pamiętać o zakazie udzielania zamówień podmiotom powiązanym), kryteria i sposób oceny ofert oraz terminy składania ofert i realizacji zamówienia.

Przedmiot zamówienia powinien zostać opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Zapytanie ofertowe powinno być przygotowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców, a przy ustalaniu kryteriów oceny ofert należy zapewnić równy i niedyskryminujący dostęp dla wszystkich oferentów.

Publikacja zapytania i obowiązujące terminy

Zamawiający musi zapewnić, by postępowanie było prowadzone w sposób przejrzysty z zachowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz zasad konkurencyjności. W związku z czym jego obowiązkiem jest opublikowanie zapytania ofertowego co najmniej na swojej stronie internetowej. Termin na złożenie oferty wynosi minimum 7 dni kalendarzowych dla zakupów dotyczących dostaw lub usług, z kolei zapytania na roboty budowalne powinny gwarantować minimum 14-dniowy termin na złożenie oferty. Warto zaznaczyć, że w przypadku złożonych zapytań ofertowych, warto rozważyć wskazanie odpowiednio dłuższego terminu na złożenie oferty,  tak aby potencjalny ofert miał zapewniony odpowiedni czas przygotowanie pełnej oferty.

Wyniki i zawarcie umowy

Wybór najkorzystniejszej oferty musi nastąpić, po zakończeniu terminu składania ofert, w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. Podsumowanie przeprowadzonego procesu oceny stanowi protokół z wyboru, będący obligatoryjnym dokumentem do przygotowania w procesie zakupowym zgodnym z zasadą konkurencyjności.

Publikacja wyniku postępowania następuje w taki sam sposób jak zapytanie zostało upublicznione, co oznacza publikację co najmniej na stronie internetowej zamawiającego. Umowa z wybranym wykonawcą zawierana jest w formie pisemnej lub elektronicznej, a jej zapisy powinny w pełni odzwierciedlać zapisy zapytania ofertowego i otrzymanej oferty.

Aby właściwie przeprowadzić proces zakupowy i zapoznać się z wszystkimi wymogami wynikającymi z dokumentacji konkursowej serdecznie zapraszamy do kontaktu z Działem Rozliczeń w CRIDO. Nasze wsparcie ułatwi, usprawni i odciąży realizację zakupów do projektu po stronie zmawiającego, jednocześnie pozostając w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Zobacz film: Zakupy w projektach w perspektywie finansowej 2021-2027 – zasada konkurencyjności

Barbara Wendołowska, ekspertka CRIDO w zakresie rozliczania dofinansowań unijnych tłumaczy, na czym polega zasada konkurencyjności. Zapraszamy!