W dobie dynamicznego rozwoju gospodarczego ulga na badania i rozwój (ulga B+R) stała się kluczowym narzędziem wspierającym innowacyjność polskich przedsiębiorstw. Zgodnie ze statystykami Ministerstwa Finansów w 2023 r. skorzystało z niej 2 427 podatników CIT – rok wcześniej było to 2291 podmiotów. Wraz z rosnącą popularnością tego rozwiązania zwiększa się również liczba nieprawidłowości w rozliczaniu ulgi B+R.
 
W artykule przedstawiamy główne pułapki, których powinni wystrzegać się przedsiębiorcy, aby bezpiecznie korzystać z tej preferencji podatkowej i uzyskać jak najwyższe możliwe odpisy.
 

Pułapka nr 1. Błędna identyfikacja działalności B+R

Proces rozliczania ulgi B+R często powoduje szereg trudności już w początkowej fazie. Jednym z podstawowych wyzwań dla przedsiębiorców okazuje się prawidłowa identyfikacja działań o charakterze badawczo-rozwojowym (działalność B+R). Określenie, które inicjatywy rzeczywiście spełniają kryteria działalności B+R w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT), wymaga kompleksowego podejścia i doświadczenia. Często zdarza się, że pomijane są wartościowe projekty spełniające wymagane kryteria, a innym razem do ulgi zaliczane są działania, które nie wpisują się w definicję działalności B+R.
 

Częste nieprawidłowości w identyfikacji działalności B+R w sektorze IT

  • kwalifikacja rutynowych oraz utrzymaniowych prac programistycznych (np. aktualizacja oprogramowania; rutynowe usuwanie błędów z systemu; rutynowe aktualizacje)
  • kwalifikacja prac o charakterze operacyjnym oraz prac administracyjnych (np. prace związane z tworzeniem dokumentacji dla użytkownika, tj. instrukcji użytkownika)
  • brak kwalifikacji prac związanych z bezpośrednim, merytorycznym nadzorem nad projektem B+R (które są nieodzownym, koniecznym elementem tego rodzaju działań)
  • brak kwalifikacji prac związanych z rozwojem oprogramowania stworzonego samodzielnie przez podatnika na jego wewnętrzne potrzeby stanowiących nowość w organizacji (np. aplikacji do rezerwacji biurek, platformy do zarządzania czasem pracy, oprogramowania do wsparcia obsługi procesu logistycznego)
  • brak możliwości lub nadmierne trudności z identyfikacją własnych prac B+R oraz wyodrębnieniem ich od prac zlecanych podmiotom zewnętrznym przy projektach współdzielonych (np. w sytuacji, gdy rozwiązanie informatyczne składa się z wielu komponentów, które w części są dostarczane przez inny podmiot, a w części realizowane i rozwijane przez zasoby własne organizacji)

Częste nieprawidłowości w identyfikacji działalności B+R w sektorze produkcyjnym

  • kwalifikacja prac serwisowych oraz konserwacyjnych (np. kontrola i naprawa maszyn produkcyjnych)
  • kwalifikacja prac realizowanych na zlecenie klientów, o ograniczonej swobodzie twórczej (np. tworzenie narzędzi na podstawie szczegółowych wytycznych oraz instrukcji klientów)
  • kwalifikacja prac związanych ze zmianami produktowymi niedotyczącymi funkcjonalności produktu, a jedynie jego elementów wizualnych
  • brak kwalifikacji prac związanych z tworzeniem bądź optymalizacją procesu produkcyjnego (np. dokonanie optymalizacji procesu pakowania produktów przy zastosowaniu nowego rodzaju technologii, niedostępnej wcześniej w organizacji)

 

Pułapka nr 2. Chaos w ewidencji kosztów i dokumentacji prac B+R

Brak właściwego wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w ewidencji księgowej może skutkować zakwestionowaniem prawidłowości rozliczenia ulgi B+R przez organy podatkowe. Prawidłowe zarządzanie ewidencją kosztów jest kluczowe dla uniknięcia problemów z organami podatkowymi oraz zapewnienia zgodności z przepisami ustawy o CIT. Dotyczy to również dokumentacji projektowej, potwierdzającej zakres i cel realizowanej działalności B+R, jej zgodności z założeniami projektowymi oraz sposobu alokacji zasobów i poniesionych kosztów. Tego rodzaju dokumentacja jest niezbędna do wykazania, że działania podejmowane w ramach projektu rzeczywiście spełniają kryteria działalności B+R (w szczególności przesłanki systematyczności), co jest niezwykle istotne z perspektywy skorzystania z ulgi B+R.
 

Częste nieprawidłowości w identyfikacji kosztów działalności B+R

  • brak ustrukturyzowanej ewidencji kosztów, umożliwiającej precyzyjne zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych odnoszących się do prowadzonych prac B+R
  • brak lub niepełna ewidencja kosztów sprzed kilku lat (szczególnie w zakresie lat na granicy okresu przedawnienia i w przypadku częstej zmiany księgowych)
  • brak odpowiedniej ewidencji czasu pracy personelu zaangażowanego w działalność B+R, co skutkuje nieprecyzyjnym określeniem wysokości kosztów osobowych kwalifikowanych do ulgi B+R
  • brak dokumentacji projektowej, co prowadzi do problemów z weryfikacją, czy realizowane projekty spełniają ściśle określone kryteria działalności B+R z ustawy o CIT

 

Pułapka nr 3. Rozliczanie kosztów osobowych – diabeł tkwi w szczegółach

Koszty osobowe to często największa część wydatków kwalifikowanych do ulgi B+R. Niestety, to również obszar, w którym najłatwiej o błędy. Brak precyzyjnego określenia czasu pracy poświęconego na B+R czy rozliczanie umów B2B to tylko wierzchołek góry lodowej.
 

Częste nieprawidłowości w kalkulacji kosztów osobowych działalności B+R

  • szacowanie czasu pracy zamiast precyzyjnego określenia (brak szczegółowej ewidencji czasu pracy)
  • uwzględnienie Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń pracowniczych w rozliczeniu kosztów kwalifikowanych
  • rozliczenie kosztów podatkowych kolejnego roku podatkowego (dot. wynagrodzeń i składek ZUS z ostatnich miesięcy roku rozliczanych w wyniku podatkowym już kolejnego roku podatkowego)
  • błędy w formułach w kalkulacjach Excel
  • brak precyzyjnego odniesienia rozliczonej dotacji na części kosztów kwalifikowanych do ulgi B+R

 Jak uniknąć nieprawidłowości w kalkulacji kosztów osobowych?

  • Warto rozważyć wdrożenie systemu dokładnego ewidencjonowania czasu pracy dotyczącego projektów B+R (nie muszą być to zaawansowane systemy raportowania, ewidencja może być prowadzona np. w Excelu).
  • Należy przeanalizować formy zatrudnienia pod kątem kwalifikowalności do ulgi (czyli wziąć pod uwagę wyłącznie te wskazane w art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT, tj. umowy o pracę, umowy zlecenia oraz umowy o dzieło).
  • Należy na bieżąco analizować zmiany w zakresie rozliczania kosztów osobowych, w szczególności kwalifikowalności poszczególnych składników wynagrodzenia czy zasad kalkulacji zaangażowania w działalność B+R. Jest to kluczowe z perspektywy nieustannych zmian w interpretacji przepisów przez organy podatkowe, sądy administracyjne czy MF, np. w kwestii prawidłowego rozliczania czasu usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Ma to bezpośredni wpływ na prawidłowe wyliczenie wskaźnika zaangażowania w prace projektowe, a tym samym – skalkulowania ulgi B+R.

 

Pułapka nr 4. Materiały i surowce – nie wszystko złoto, co się świeci

Rozliczanie kosztów materiałów i surowców to kolejne pole minowe. Przedsiębiorstwa często zaliczają do ulgi wydatki, które nie mają bezpośredniego związku z działalnością B+R lub nie powinny być one zaliczane do tej kategorii kosztów, ponieważ nie posiadają cech materiałów i surowców.
 

Częste nieprawidłowości w kalkulacji kosztów materiałów i surowców w działalności B+R

  • brak wyodrębnienia proporcji wykorzystania materiałów i surowców w działalności B+R (uwzględnienie całego kosztu)
  • brak możliwości powiązania faktury ze stanami magazynowymi oraz materiałami i surowcami ściąganymi bezpośrednio z magazynu do wykorzystania w działalności B+R

Jak uniknąć nieprawidłowości w kalkulacji kosztów materiałów i surowców?

  • Warto prowadzić szczegółową dokumentację oraz ewidencję wykorzystania materiałów i surowców w działalności B+R. Jest to niezbędne z perspektywy rozliczenia ulgi B+R, w tym potencjalnych kontroli podatkowych, w szczególności, gdy tylko część materiałów i surowców wykorzystywana jest do działalności B+R, a pozostała część do działalności bieżącej.
  • Należy przeanalizować, które z materiałów i surowców są bezpośrednio związane z działalnością B+R. Co do zasady w uldze B+R można rozliczyć m.in. wydatki poniesione na energię elektryczną czy wodę oraz koszty niskocennych licencji na oprogramowanie komputerowe, które nie są rozpoznawane jako wartość niematerialna i prawna. Materiały i surowce to pojemna kategoria kosztów kwalifikowanych w uldze B+R, która powinna być dostosowana do konkretnej branży, w której działa podatnik. Np. w branży IT w tej kategorii rozliczymy właśnie koszty niskocennych licencji na oprogramowanie komputerowe, które nie są rozpoznawane jako wartość niematerialna i prawna.
  • Należy pamiętać o rozróżnieniu między materiałami i surowcami a środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi.

 

Pułapka nr 5. Usługi obce – nie każda współpraca przyniesie korzyść podatkową

Korzystanie z usług zewnętrznych w projektach B+R może znacząco zwiększyć pulę kosztów kwalifikowanych. Jednak nie każda współpraca może być uznana w myśl przepisów ustawy o CIT do rozliczenia w uldze B+R. Szczególnie problematyczne może być rozliczanie usług podmiotów spoza systemu szkolnictwa wyższego i nauki.
 

Jak uniknąć nieprawidłowości w kalkulacji usług obcych?

  • Należy pamiętać, że koszty kwalifikowane w postaci m.in. wydatków na ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne uzyskane od podmiotów spoza systemu szkolnictwa wyższego i nauki (np. uczelni wyższych, jednostek naukowych, instytutów PAN) mogą zostać rozliczone wyłącznie przez podatników prowadzących głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły (np. posiadających status centrum badawczo-rozwojowego – CBR lub Contract Research Organization – CRO).
  • W przypadku ponoszenia wydatków na usługi obce przez podatników nieposiadających w szczególności statusu uczelni wyższej, jednostki naukowej, instytutu PAN, CBR lub CRO, należy dokładnie przeanalizować, czy podmiotowi świadczącemu usługi można przypisach charakter naukowy (w tym rejestracja w systemie POL-on), aby móc rozliczyć koszty takiej współpracy w uldze B+R.

 

Pułapka nr 6. Nieprawidłowe wypełnienie formularza CIT/BR

Podczas uzupełniania formularza CIT/BR kluczowe jest precyzyjne przypisanie kosztów kwalifikowanych do odpowiednich rubryk, co jednak często stanowi wyzwanie, zwłaszcza w obliczu wprowadzanych całkiem często zmian w formularzach.
 

Jak uniknąć nieprawidłowości w wypełnianiu formularzy?

  • Warto przeanalizować aktualne objaśnienia wypełniania formularza CIT/BR, zwracając uwagę na zmiany wprowadzone w danym roku podatkowym. Można je znaleźć na formularzu przygotowanym przez MF bądź skorzystać z usług doradczych.
  • Warto przygotować ewidencję kosztów kwalifikowanych, grupując je według kategorii wymaganych w formularzu CIT/BR (może to być np. arkusz kalkulacyjny).

 

Ulga B+R wymaga przygotowania

Ulga B+R to atrakcyjna preferencja wspierająca rozwój innowacyjności w przedsiębiorstwach w Polsce. Jednak aby prawidłowo z niej skorzystać, należy się również prawidłowo przygotować. Warto pamiętać, że inwestycja w prawidłowe rozliczenie ulgi B+R to zabezpieczenie korzyści dla organizacji. W czasach, w których innowacja stanowi klucz do sukcesu, warto zadbać o staranność w przygotowaniu dokumentacji, aby w pełni skorzystać z cennego wsparcia finansowego i nie narażać się niepotrzebnie na spór z urzędem podczas czynności sprawdzających bądź kontroli podatkowych.

Mając na uwadze unikalny charakter każdej działalności oraz potrzebę indywidualnego podejścia, zapraszamy do współpracy z ekspertami CRIDO. Zapewniamy wsparcie na każdym etapie procesu rozliczenia ulgi B+R – od początku do końca. Posiadamy ogromne doświadczenie w rozliczeniu ulg podatkowych różnego rodzaju, dzięki czemu łatwo wyłapiemy błędy kalkulacyjne i zaproponujemy właściwe rozwiązanie.