Prawidłowe zaplanowanie i zidentyfikowanie zasobów niezbędnych do realizacji projektu badawczo-rozwojowego, stanowi jeden z kluczowych elementów umożliwiających osiągnięcie sukcesu przedsięwzięcia.

Najważniejszy jest dobry plan

Na etapie planowania projektu pomysłodawca musi zdecydować jaką część prac będzie w stanie zrealizować samodzielnie przy zaangażowaniu posiadanych zasobów kadrowych i technicznych, a także zidentyfikować zasoby zewnętrzne niezbędne i możliwe do pozyskania przy dostępnym budżecie. W celu zapewnienia wysokiej efektywności ekonomicznej projektu oraz dostarczenia rezultatu na rynek w możliwie krótkim terminie, część prac badawczo-rozwojowych zlecana jest do podwykonawców. Podwykonawstwo stanowi także istotny element w projektach ubiegających się o dotacje z funduszy UE. Kategoria podwykonawstwa obowiązująca w programach współfinansowania projektów badawczych ze środków UE, obejmuje zlecanie wykonania określonych części prac merytorycznych do podmiotów trzecich oraz koszty zasobów udostępnianych przez osoby trzecie. Ponadto za podwykonawców uznaje się pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło (Więcej: Przewdonik kwalifikowalności NCBR). Kategoria kosztów podwykonawstwa jest zazwyczaj limitowana, maksymalny dopuszczalny odsetek tych kosztów różni się w zależności od konkursu i zazwyczaj oscyluje w przedziale 50-60% kosztów kwalifikowanych projektu.

Kto może być podwykonawcą prac B+R w projektach współfinansowanych ze środków UE

W roli podwykonawcy mogą występować jednostki naukowe oraz przedsiębiorstwa prywatne. Szczególne wymogi stosowane są wobec podwykonawców prac B+R, będących podmiotami powiązanymi. Powyższe jest dopuszczane wyłącznie w ramach projektów współfinansowanych ze środków UE, w ramach I i IV osi Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. Koszty prac zleconych do podmiotów powiązanych mogą zostać uznane za kwalifikowane pod warunkiem łącznego spełnienia poniżej przedstawionych wymogów:
  • wydatki są kwalifikowane bez marży;
  • zgoda na kontrolę w zakresie wyliczenia, poniesienia i rozliczenia kosztu kwalifikowanego;
  • prowadzenie działań o charakterze informacyjno-promocyjnym;
  • obowiązek przechowywania dokumentacji projektowej (przez taki sam okres jak beneficjent);
  • stosowanie co najmniej tak rygorystycznych jak beneficjent zasad zarządzania konfliktem interesów;
  • zapewnienie ochrony tajemnic podlegających ochronie dotyczących prac B+R
(Więcej: Komunikat NCBiR w sprawie udzielania zamówień podmiotom powiązanym z dnia 23.05.2017 r.).

Jak i kiedy wybrać podwykonawcę

Wybór podwykonawcy należy przeprowadzić w oparciu o Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Tryb wyboru podwykonawcy uzależniony jest od szacunkowej wartości zamówienia. Wybór podwykonawcy następuje w oparciu o spełnienie zdefiniowanych przez zamawiającego kryteriów oceny ofert.