Rozliczanie dotacji unijnych to kluczowy etap realizacji projektu, który często decyduje o jego ostatecznym sukcesie. Dlatego też projekty należy prowadzić w pełnej zgodności z postanowieniami określonymi w Umowie o dofinansowanie, wniosku o dofinansowanie oraz wszystkimi obowiązującymi wytycznymi i regulacjami prawnymi. Wszelkie nieprawidłowości mogą skutkować nałożeniem korekt finansowych lub koniecznością zwrotu przyznanych środków. Warto więc wiedzieć, jak się ich wystrzegać.
 
Właściwe rozliczenie otrzymanej dotacji jest często postrzegane jako jeden z najtrudniejszych i najbardziej wymagających etapów realizacji projektów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej. Proces ten jest wyjątkowo złożony i stawia przed beneficjentami szereg wyzwań, które wymagają dużej precyzji oraz doskonałej znajomości obowiązujących przepisów i wytycznych. To nie tylko kwestia administracyjna, ale przede wszystkim strategiczne zadanie, które decyduje o końcowym sukcesie lub porażce projektu.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Procedury zakupowe – jakich błędów unikać?

Otwarcie licznych programów pomocowych przyczyniło się do znaczącego wzrostu inwestycji korzystających z funduszy publicznych. Często mówi się jednak, że samo zdobycie dofinansowania to mniejsze wyzwanie niż jego późniejsze rozliczenie. Kluczowym aspektem prawidłowego rozliczenia projektów dofinansowanych jest natomiast przestrzeganie procedur zakupowych. Zapraszamy do wysłuchania ciekawej rozmowy na ten temat.

 
W obliczu zawiłych wymagań formalnych beneficjenci muszą zmierzyć się z koniecznością prowadzenia szczegółowej dokumentacji, terminowego składania wniosków o płatność, przygotowywania sprawozdań, a także przestrzegania zasad kwalifikowalności wydatków, które często są skomplikowane i ulegają zmianom. Co więcej, każde, nawet najmniejsze uchybienie może skutkować korektą finansową, a w skrajnych przypadkach nawet zwrotem całości lub części przyznanych środków. A to oznacza dla firmy znaczne straty finansowe.

Masz pytanie lub potrzebujesz wsparcia w rozliczeniu dotacji?

Skontaktuj się z nami

 

Rodzaje błędów

Nieprawidłowości w rozliczaniu dotacji unijnych to każde naruszenie prawa lub zasad obowiązujących w projekcie wynikające z działania lub zaniechania, które może prowadzić do nieuzasadnionego obciążenia budżetu Unii. Przybierają różne formy – od błędów formalnych po bardziej złożone problemy związane z merytoryczną lub finansową realizacją projektu.

Nieprawidłowości formalne dotyczą błędów w dokumentacji i procedurach administracyjnych, takich jak brak wymaganych dokumentów, niepoprawne wypełnienie formularzy czy przekroczenie terminów. Te pozornie drobne naruszenia mogą skutkować opóźnieniami w rozliczeniach lub odmową wypłaty środków.

Z kolei uchybienia merytoryczne wynikają z odstępstw od założeń projektu lub niezgodności z jego celami. Za przykład można podać nieosiągnięcie wskaźników rezultatu, wprowadzenie zmian w zakresie realizowanych działań bez wymaganej zgody czy niewłaściwe zarządzanie ryzykiem. Takie problemy nierzadko prowadzą do nałożenia korekt finansowych, a także do rozwiązania umowy o dofinansowanie.

Nieprawidłowości finansowe odnoszą się do niewłaściwego zarządzania środkami finansowymi. Najczęściej są związane z wydatkami poniesionymi niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, brakiem właściwego udokumentowania wydatków czy niewłaściwym sposobem ich ponoszenia. W efekcie może dojść do uznania części wydatków za niekwalifikowane i pomniejszenia dofinansowania, a nawet do konieczności zwrotu środków z odsetkami, jeśli nieprawidłowość została ujawniona po ich wypłacie.
 

Zasady dotyczące kosztów kwalifikowanych

Uzyskanie dotacji z funduszy unijnych to pierwszy krok do realizacji ambitnych planów beneficjenta, jednak ważnym elementem jest umiejętne zarządzanie wydatkami. W tym kontekście pojęcie "wydatku kwalifikowalnego" nabiera szczególnego znaczenia – to właśnie od poprawnej kwalifikacji kosztów zależy, czy wydane środki zostaną w pełni zrefundowane. Nadrzędnym dokumentem regulującym kwalifikowalność wydatków w projekcie są „Wytyczne kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027”.

Proces uznawania wydatków za kwalifikowalne jest skomplikowany i podlega ścisłym regulacjom. Znajomość zasad dotyczących wydatków kwalifikowalnych jest niezbędna dla każdego beneficjenta funduszy unijnych. Ich nieprawidłowe rozliczenie może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak nałożenie korekt finansowych. Aby tego uniknąć, warto nie tylko szczegółowo zapoznać się z wytycznymi, ale także – w przypadku wątpliwości – skorzystać z pomocy specjalistów.
 

Wykrycie nieprawidłowości – co dalej

Jeżeli w projekcie finansowanym z funduszy UE zostanie wykryta nieprawidłowość przez beneficjenta lub instytucję, zastosowanie znajdują „Wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027” z dnia 4 lipca 2023 r. To kluczowy dokument, który także kompleksowo reguluje kwestię korygowania wydatków, w tym w szczególności ustalania wartości korekt finansowych w procesie realizacji projektów zgodnie z tzw. taryfikatorem. Jest nim tabela określająca stawki procentowe korekt finansowych i pomniejszeń za nieprawidłowości w realizacji zamówień będąca załącznikiem do Wytycznych.
 

Jak uniknąć ryzyka

Aby nie narażać się na korekty finansowe oraz inne negatywne skutki związane z błędami w rozliczeniach, warto rozważyć współpracę z ekspertami specjalizującymi się w rozliczaniu tego typu projektów. Taka decyzja może okazać się kluczowa dla zapewnienia prawidłowego przebiegu całego procesu, a także dla uniknięcia pułapek, które mogą czekać na mniej doświadczonych beneficjentów.

Przedsiębiorca zyska w ten sposób pewność, że dokumentacja projektowa zostanie przygotowana zgodnie z obowiązującymi standardami. Ponadto otrzymuje pełne wsparcie w zakresie monitorowania zgodności realizacji oraz w identyfikacji potencjalnych problemów jeszcze na etapie planowania wydatków, co pozwala uniknąć niepotrzebnych błędów i dodatkowych kosztów. Warto również pamiętać, że rozliczanie projektu nie kończy się na etapie złożenia dokumentów – to proces ciągłego monitorowania, kontroli oraz dostosowywania działań do zmieniających się warunków i wymogów instytucji zarządzających.