Ulga na działalność badawczo-rozwojową (tzw. ulga B+R) w podatku dochodowym jest stosunkowo nowym rozwiązaniem – w obecnym kształcie dostępna jest dla podatników od 2016 roku.

Ulga ta pozwala dodatkowo odliczyć od podstawy opodatkowania poniesione przez podatnika koszty na działalność badawczo-rozwojową. Kluczowym elementem jest, aby wykonywane prace związane z projektami miały charakter twórczy, prowadzone były w sposób systematyczny, a ich celem było zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Co ważne, właściwie każda forma twórczej działalności może zostać uznana za działalność rozwojową w każdym typie przedsiębiorstwa, nawet usługowym, niezależnie od jego wielkości czy branży, w której działa, ani też niezależnie od tego, czy firma jest opodatkowana PIT czy CIT. Stosowanie w praktyce tego typu benefitu wymaga jednak właściwego udokumentowania poniesionych kosztów i ich uzasadnienia jako tzw. „kosztów kwalifikowanych”.

Wymogi formalne

Zgodnie z zapisami ustawy PIT oraz ustawy CIT podatnicy prowadzący działalność B+R, którzy chcą skorzystać z ulgi B+R, są obowiązani w prowadzonej księdze rachunkowej wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej. Więcej konkretów można znaleźć w indywidualnych interpretacjach uzyskiwanych przez podatników, jednak same ustawy wskazują dość lakonicznie obowiązki narzucone na podmioty gospodarcze w tym zakresie. Czy więc proste wyodrębnienie konta pozabilansowego na rzecz działalności badawczo-rozwojowej wystarczy? Niestety nie. Jak więc udowodnić Urzędowi Skarbowemu, że koszty poniesione na działalność B+R zostały faktycznie poniesione?

Jak bardzo szczegółowo?

Ewidencja kosztów poniesionych na rzecz działalności B+R powinna być na tyle szczegółowa, aby można było wydzielić koszty odpowiadające poszczególnym kategoriom w formularzu sprawozdawczym CIT/BR (wynagrodzenia, materiały i surowce, wyposażenie, usługi obce świadczone przez jednostkę naukową, usługi lub odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej, koszty dotyczące praw ochronnych, amortyzacja środków trwałych). Jednak sama kwota nie wystarczy. Urzędy skarbowe proszą bowiem o udowodnienie na jakiej podstawie kwoty te zostały im przedstawione w sprawozdaniu CIT/BR. O jakie więc dowody chodzi?

Dowody

Dziennik prac B+R

Powinien on zawierać opis projektu, datę rozpoczęcia i zakończenia, harmonogram, wykaz osób zaangażowanych przy projekcie i wykaz prac prowadzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do konkretnej osoby wykonującej konkretną pracę.

Ewidencja czasu pracy

Musi pozwalać na identyfikację czasu pracy przeznaczonego na prowadzenie prac B+R i określenie czasu pracy spędzonego przez daną osobę nad pracą w danym projekcie (karty pracy, time report, wydzielenie konta w ewidencji księgowej , oznaczenie na dotychczasowych kontach, itp.).

Ewidencja księgowa amortyzacji i środków trwałych i korzystania z aparatury naukowo-badawczej

Również ona musi umożliwić identyfikację czasu pracy przeznaczonego na prowadzenie prac B+R: np. przypisanie ŚT i WNiP do projektu i wskazanie godzin, które maszyna spędziła przy pracy na projekcie.

Ewidencja księgowa materiałów i surowców

Niezbędne jest określenie, ile materiału/surowca kupowanego na potrzeby firmy zostało przeznaczone na prowadzenie prac B+R i przypisanie materiałów do projektu.

Koszty dotyczące uzyskania praw ochronnych, nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej, usługi obce

Tutaj najprościej wykazać koszty, konieczne jest jedynie udowodnienie (np. w dzienniku prac B+R), że dana usługa, koszt był niezbędny do realizacji prac, a jego wysokość jest określana już na podstawie faktury, czy umowy.

Life hack

Zebranie wszystkich „papierów” jest niezbędne, bowiem US przeprowadzając kontrolę sprawdza właśnie dokumenty. Niemniej jednak, dla własnej wygody i możliwości weryfikacji kosztów poniesionych rocznie, dobrze przygotować plik excel, który zbierze wszystkie koszty w jedną całość i który ułatwi (również pracownikom urzędu skarbowego) ich weryfikację.