Czy warto korzystać z ulg podatkowych? Dziś Branża IT

W gąszczu przepisów i zmieniających się regulacji łatwo przeoczyć możliwości, które mogą przynieść realne oszczędności pozwalające na rozwój firmy. W tej serii artykułów przyjrzymy się dostępnym ulgom podatkowym, które stanowią wsparcie dla innowatorów i są zachętą dla inwestorów. Sprawdzimy, kto może z nich skorzystać, jakie dają korzyści i co trzeba zrobić, aby otrzymać zwrot podatkowy. Jako pierwszą opisujemy branżę IT, której specyfika działalności generuje mnóstwo szans na rozliczenie ulg podatkowych.
 
W dobie cyfryzacji coraz większe znaczenie odgrywa sektor informatyczny (IT). Jak przystało na jedną z szybciej rozwijających się i innowacyjnych branż, dla firm dużym wyzwaniem jest utrzymanie swojej konkurencyjności oraz znalezienie środków na nowe inwestycje i rozwój produktów czy usług cyfrowych. Głównym kosztem działalności w branży IT są oczywiście koszty ludzkie, które jak wiadomo stale rosną.

Połączenie znacznego poziomu innowacyjności branży i wysokich kosztów osobowych czyni ją wręcz idealną do korzystania z ulg podatkowych.
 

Jakie ulgi przysługują w branży IT?

Dla branży IT szczególnie interesująca jest ulga badawczo-rozwojowa (ulga B+R) umożliwiająca dodatkowe odliczenie od dochodu kosztów działalności badawczo-rozwojowej (nawet do 200%). Drugą atrakcyjną ulgą jest IP Box, czyli stosowanie preferencyjnej 5%-owej stawki podatku dochodowego od osób prawnych do dochodów z komercjalizacji kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Takimi kwalifikowanymi IP są m.in. programy komputerowe.

W ostatnich latach o IP Box można było niejednokrotnie słyszeć w kontekście rozliczeń jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) prowadzonych przez programistów. Jednak obecnie ta ulga traci na zainteresowaniu wśród tej grupy osób. Od razu chcemy zaznaczyć, że nie jest to ulga tylko dla JDG i jak najbardziej może być stosowana również przez firmy, z którymi JDG współpracują. W dalszej części artykułu skupiamy się tylko na aspekcie rozliczeń ulg podatkowych przez podatników CIT na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Nie odnosimy się tutaj do rozliczeń ulg podatkowych przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych.
 

Ulga B+R na innowacje w skali firmy

Ulga B+R polega na dodatkowym odliczeniu od dochodu (podstawy opodatkowania) tzw. kosztów kwalifikowanych poniesionych na działalność B+R (dodatkowe odliczenie od 100 do 200%). Oznacza to więc podwojenie lub nawet potrojenie kosztów kwalifikowanych. Kwota odliczenia zależy od kwalifikacji wykonanych prac jako działalności B+R oraz od rodzaju poniesionych w ich ramach tzw. kosztów kwalifikowanych.

Co do zasady ulgę tę stosujemy na moment prowadzenia działalności B+R, czyli wtedy, kiedy ponosimy koszty takiej działalności. Co ważne, pozytywny wynik działalności B+R nie jest konieczny do rozliczenia ulgi B+R. To znaczy, że projekt może zakończyć się niepowodzeniem lub może zostać przerwany w trakcie i to nie wykluczy możliwości rozliczenia ulgi B+R.

W pierwszej kolejności kluczowe jest zidentyfikowanie działalności B+R, tj. działalności nakierowanej na tworzenie nowych produktów, procesów czy usług, a także działalności nakierowanej na ulepszenie/istotne zmiany już istniejących produktów, procesów czy usług. Natomiast warto zwrócić uwagę, że nie jest wymagane, by wytworzone produkty, procesy czy usługi były innowacyjne w skali świata – wystarczy, że będą one innowacyjne w skali przedsiębiorstwa, które je tworzy.
 

Koszty kwalifikowane w uldze B+R

Część kosztów kwalifikowanych można odliczyć od podstawy opodatkowania w wysokości 100%, np.:

• koszty zakupu licencji na specjalistyczne oprogramowanie wykorzystywane w prowadzonej działalności B+R,
• koszty amortyzacji sprzętu komputerowego wykorzystywanego w działalności B+R,
• koszty współpracy z jednostkami naukowymi czy uczelniami wyższymi).

Natomiast koszty osobowe – pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i współpracowników zatrudnionych na podstawie umów zlecenie lub działo – można rozliczyć w wysokości 200%.

Warto również pamiętać, że ulga B+R może być rozliczona tylko w zakresie kosztów kwalifikowanych, które nie zostały podatnikowi zwrócone w żadnej formie (np. w formie dotacji), ani nie są elementem kalkulacji dochodu zwolnionego w ramach Polskiej Strefy Inwestycji (PSI). Tylko tę część kosztów, które podatnik ponosi z własnej kieszeni i nie uwzględnia w kalkulacji dochodu zwolnionego, można rozliczyć w ramach ulgi B+R.
 

Jak rozliczyć ulgę B+R?

Co do zasady ulgę B+R rozliczamy w rocznej deklaracji podatkowej (CIT-8 w załączniku CIT/BR). Najlepiej jest ją rozliczać, jeżeli podatnik osiąga dochody, czyli ma podstawę opodatkowania. Niemniej jeżeli zdarzy się tak, że w danym roku podatnik będzie miał niewielkie dochody lub nawet osiągnie stratę, to nie jest to sytuacja stracona. Istnieją wtedy dwie opcje na rozliczenie „nadwyżki” ulgi B+R. Niewykorzystaną w danym roku podatkowym ulgę B+R można:

1. rozliczać przez 6 kolejnych lat podatkowych (w 6 kolejnych zeznaniach CIT-8);
2. rozliczać w ramach tzw. ulgi na innowacyjnych pracowników, polegającej na odliczeniu nierozliczonej w poprzednich latach podatkowych ulgi B+R od zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) rozliczanych przez podatnika jako płatnika od wynagrodzeń pracowników (UoP) i współpracowników (UZ i UD) zaangażowanych w bieżącym roku podatkowym w działalność B+R w co najmniej 50% (weryfikacja comiesięczna).

W tym momencie ulga B+R daje ogromny wachlarz korzyści podatkowych, które można konsumować nawet w trakcie roku podatkowego.

Dodatkowo, jeżeli podatnik jest nową spółką (która nie powstała m.in. z przekształcenia), to w dwóch pierwszych latach swojej działalności ma możliwość rozliczenia tzw. zwrotu gotówkowego z tytułu ulgi B+R. Jest to możliwość otrzymania bezpośredniego pokrycia kosztów działalności B+R rozliczonych w ramach ulgi B+R w przypadku, gdy podatnik taki nie generuje wystarczającego dochodu do rozliczenia ulgi B+R (lub generuje stratę). Zwrot taki będzie stanowił pomoc de minimis.
 

Jak zidentyfikować działalność B+R?

Identyfikacja działalności B+R to jeden z trudniejszych elementów rozliczenia ulgi B+R. W praktyce często można spotkać się z nieprawidłowościami w tym zakresie. Chodzi np. o zaliczenie do działalności B+R standardowego utrzymania w ramach projektów IT, w ramach których dochodzi tylko do poprawy błędów w działaniu danego systemu, lub zaliczenie do działalności B+R tworzenia instrukcji systemów dla użytkowników, co jest już procesem następczym po faktycznej działalności B+R.

Dlatego też przy identyfikacji działalności B+R warto przede wszystkim korzystać z wiedzy doświadczonych specjalistów, którzy szybko i efektywnie mogą zweryfikować kluczowe aspekty danego projektu i sprawdzić, czy wpisuje się w rozliczenie ulgi B+R.

Podatnicy mogą również korzystać z poniższych źródeł wiedzy w zakresie identyfikacji działalności B+R.

1. Indywidualne interpretacje podatkowe

• wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnych przypadkach innych podatników
• interpretacje ogólne Ministra Finansów (wydane w odniesieniu do „ogólnej” sprawy/kwestii w obszarze ulgi B+R)
• wyroki sądów administracyjnych (będące często kontynuacją wydanych negatywnych interpretacji indywidualnych)

2. Objaśnienia IP Box z dnia 15 lipca 2019 r. dotyczące preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP Box.

Zarówno IP Box, jak i ulga B+R bazują na tej samej definicji działalności B+R, a więc objaśnienia te mogą być jak najbardziej posiłkowo wykorzystywane w uldze B+R

3. Podręcznik Frascati 2015 stanowiący interdyscyplinarne wsparcie w identyfikacji działalności B+R na potrzeby różnych obszarów, np. dotacji oraz ulg podatkowych.

Zwracamy jednak uwagę, że interpretacje przedstawione w Podręczniku Frascati mogą być niejednokrotnie zawężone w stosunku do interpretacji szeroko stosowanych przez Dyrektora KIS czy sądy administracyjne w przypadku ulg podatkowych. Rekomendujemy więc, aby sięgać do tego podręcznika w ostateczności, jeśli zupełnie nie wiadomo, jak sklasyfikować daną działalność.
 

Czym jest działalność B+R?

Cechami wyróżniającymi działalność B+R jest twórczość, systematyczność oraz zwiększenie zasobów wiedzy bądź wykorzystanie istniejących zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. To definicja działalności B+R zawarta bezpośrednio w ustawie o CIT.

Można wyróżnić działalność badawczą (nakierowaną na zdobycie nowej wiedzy) oraz działalność rozwojową (skupioną na tworzeniu nowych lub znacznie zmienionych/ulepszonych rozwiązań, które później będzie można komercjalizować – również definicja uproszczona).

Przykłady typowej działalności B+R w branży IT

• tworzenie nowych systemów operacyjnych lub języków programowania
• projektowanie i wdrażanie nowych wyszukiwarek opartych na oryginalnych technologiach
• działania zmierzające do rozwiązywania konfliktów w ramach sprzętu lub oprogramowania w oparciu o proces reorganizacji systemu lub sieci
• tworzenie nowych lub bardziej wydajnych algorytmów w oparciu o nowe techniki programowania
• tworzenie nowych i oryginalnych technik szyfrowania lub zabezpieczeń;
• tworzenie nowych aplikacji / ulepszanie istniejących aplikacji (dodawanie nowych funkcjonalności)
• tworzenie nowych środowisk do migracji danych
• usprawnianie / przyspieszanie działania aplikacji / oprogramowania
• prace rozwojowe w obszarze sztucznej inteligencji

Korzyści płynące z ulgi B+R

Niestety wciąż niewiele firm decyduje się na skorzystanie z ulgi B+R. Niemniej podatnicy, którzy ją rozliczyli, osiągają znaczące oszczędności podatkowe. W efekcie stanowi ona realne wsparcie dla ich bieżącej działalności gospodarczej (np. dalszych inwestycji, podwyżek dla pracowników czy możliwości rozwoju usług i produktów).

Tab. 1 Statystyki wykorzystania ulgi B+R w 2022 i 2023 r.

Źródło: dane MF wg stanu 20.08.2024 r.
 
Aby zobrazować realną korzyść, jaką można uzyskać ze stosowania ulgi B+R, zachęcamy do zapoznania się z poniższym przykładem.

1. Spółka specjalizująca się w tworzeniu innowacyjnych rozwiązań IT w 2023 r. i 2024 r. prowadziła prace rozwojowe w zakresie systemu wspierającego sprzedaż na zlecenie klienta. Klient przedstawił tylko ogólne założenia, a system został zaprojektowany, zaprogramowany, przetestowany i wdrożony przez Spółkę IT.
2. Główne obszary prac Spółki obejmowały opracowanie algorytmów AI do predykcji zachowań klientów oraz stworzenie modułów do zaawansowanej analizy danych i generowania raportów w czasie rzeczywistym.
3. System stanowił zupełną nowość w portfolio Spółki IT.
4. W 2023 r. Spółka poniosła koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w oparciu o umowy o pracę w wysokości 1 000 000 PLN. Z kolei w 2024 r. poniosła koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w oparciu o umowy o pracę, zlecenie i dzieło w wysokości 2 500 000 PLN.

Tab.2 Ulga B+R – case study

 
Spółka IT w wyniku zastosowania ulgi B+R w 2023 i w 2024 r. uzyskała korzyść podatkową na poziomie 1 330 000 PLN. Zostanie ona zwrócona na konto bankowe Spółki przez urząd skarbowy w terminie ok. 3 miesięcy po złożeniu zeznań z rozliczonymi ulgami.
 

IP Box, czyli preferencyjna stawka opodatkowania

Ulga IP Box polega na możliwości stosowania 5%-owej stawki CIT (zamiast 9% lub 19%) do kwalifikowanych dochodów uzyskiwanych z tzw. kwalifikowanych praw własności intelektualnej (kwalifikowane IP). Zarówno kwalifikowane dochody, jak i kwalifikowane IP zostały wymienione w zamkniętych katalogach w ustawie o CIT.

Wśród kwalifikowanych dochodów są:

• dochód ze sprzedaży kwalifikowanego IP (czyli przeniesienia do niego całości praw);
• dochód z opłat licencyjnych z kwalifikowanego IP (czyli w przypadku gdy prawa do IP pozostają przy podatniku);
• dochód ze sprzedaży produktu lub usługi, którego częścią jest kwalifikowane IP (czyli na bazie IP produkowane są produkty lub świadczone usługi i zawsze część dochodu ze sprzedaży przypada na IP – w takim wypadku trzeba dokonać wyceny IP w produkcie lub usłudze);
• dochód z odszkodowania za naruszenie praw wynikających z IP.

W kwalifikowanych IP można wyróżnić w szczególności (istotne z perspektywy branży IT):

• autorskie prawa do programów komputerowych;
• prawa z rejestracji topografii układu scalonego.

Co istotne, kwalifikowane IP muszą powstać lub zostać rozwinięte w wyniku własnej działalności B+R podatnika chcącego stosować IP Box. Nie wyklucza to oczywiście rozliczenia IP Box w sytuacji, gdy IP nabyto od innego podmiotu, otrzymano w wyniku aportu czy nabyto wyniki działalności B+R związanej z IP od podmiotu powiązanego. Niemniej wtedy konieczne jest ponoszenie naprawdę dużych kosztów własnej działalności B+R w zakresie tego IP. Podatnik musi być w stanie udowodnić swój znaczący wkład w IP, aby móc rozliczyć korzystnie IP Box. Stosunek ponoszonych własnych kosztów działalności B+R w porównaniu do kosztów zewnętrznych jest weryfikowany w kalkulacji tzw. wskaźnika nexus będącego niezbędnym elementem każdej kalkulacji IP Box i weryfikowanego przez urzędy skarbowe.
 

Jak rozliczyć IP Box?

W przypadku IP Box, podobnie jak w uldze B+R, konieczne jest także osiągnięcie dochodów do opodatkowania. W zasadzie można powiedzieć, że kalkulacja IP Box to trzeci koszyk kalkulacyjny w ramach CIT, tj. przychody z działalności ogólnej, przychody z zysków kapitałowych i przychody IP Box. Brak dochodów do opodatkowania powoduje, że rozliczenie IP Box jest bezcelowe. W teorii można rozliczyć stratę na IP Box, ale w takim wypadku lepiej już rozliczyć stratę na działalności ogólnej, niż dokładać sobie pracy związanej z odrębnym kalkulowaniem straty na IP Box. IP Box nie musi być bowiem kalkulowany w każdym kolejnym roku, jeżeli podatnik już zaczyna z niego korzystać.

Co istotne, kwestie dotacji nie wpływają na kalkulację IP Box tak samo negatywnie, jak na kalkulację ulgi B+R. Koszty dotowane są elementem kalkulacyjnym IP Box, m.in. we wspominanym wskaźniku nexus. Tak samo jest w przypadku prowadzenia działalności w Polskiej Strefie Inwestycji. Można łączyć rozliczenie w ramach PSI z rozliczeniem IP Box. W zasadzie spowoduje to, że limit zwolnienia w ramach PSI będzie dłużej wykorzystywany, bo nie będzie konsumowany przez stawkę 9% lub 19%, a przez stawkę 5%.
 

Czy stworzony przez nas program komputerowy mieści się w definicji wskazanej w ustawie o CIT?

Pojęcie „programu komputerowego” nie zostało zdefiniowane w przepisach ustawy o CIT ani żadnej innej polskiej ustawy oraz w prawie unijnym. Natomiast z uwagi na jego istotę w stosowaniu IP Box, Ministerstwo Finansów w przytoczonych już wyżej Objaśnieniach IP Box dokonało jego analizy. W dokumencie tym możemy przeczytać następujące objaśnienia.

1. Program komputerowy to w szczególności zestaw instrukcji przeznaczonych do wykonywania bezpośrednio lub pośrednio w komputerze czynności w celu osiągnięcia określonego rezultatu.
2. Pojęcie „komputer” nie powinno ograniczać się do PC, lecz powinno odnosić do wszystkich urządzeń, w których program komputerowy może być wykorzystywany w celu realizacji funkcji, do których został stworzony, a zatem i telefonów komórkowych czy też tabletów lub innych właściwych urządzeń. Nie jest bowiem istotny nośnik programu komputerowego, lecz jego źródła (kod źródłowy i kod wynikowy) oraz funkcjonalność.
3. Program komputerowy często uważany jest za zestaw instrukcji (rozkazów) przeznaczonych do użycia bezpośrednio lub pośrednio na komputerze w celu osiągnięcia określonego rezultatu.
4. Podkreślamy również synonimiczność (niemalże tożsamość) pojęć „program komputerowy” i „oprogramowanie”, co wynika między innymi z orzecznictwa Europejskiego Urzędu Patentowego (EUP).
5. Pojęcie „program komputerowy” nie powinno być rozumiane wąsko, lecz szeroko, w szczególności obejmując interfejs, gdy ten spełnia warunek interoperacyjności programu komputerowego z oprogramowaniem i sprzętem komputerowym, co musi być ustalone w każdym przypadku oddzielnie na podstawie rzeczywistych ustaleń, a nie tylko formalnych postanowień, na przykład umownych. Holistycznie i funkcjonalnie, program komputerowy obejmuje więc jego funkcjonalne części składowe, takie jak: kod źródłowy, opis procedur operacyjnych, zestawienie danych w informacjach konwersacyjnych i dialogowych oraz kod wynikowy i interfejs.”.

Jeśli chcemy potwierdzić, czy stworzony przez nas program komputerowy wpisze się w definicje podpadające pod IP Box, polecamy lekturę Objaśnień IP Box.
 

Jak definiować topografie układu scalonego?

Topografie układu scalonego, w przeciwieństwie do programu komputerowego, mają swoją definicję w polskim prawie. Jest ona zawarta w ustawie prawo własności przemysłowej (P.W.P.) i brzmi następująco.

Przez topografię układu scalonego (…) rozumie się rozwiązanie polegające na przestrzennym, wyrażonym w dowolny sposób, rozplanowaniu elementów, z których co najmniej jeden jest elementem aktywnym, oraz wszystkich lub części połączeń układu scalonego.

Z kolei przez układ scalony, zgodnie z P.W.P., rozumie się jedno- lub wielowarstwowy wytwór przestrzenny, utworzony z elementów z materiału półprzewodnikowego tworzącego ciągłą warstwę, ich wzajemnych połączeń przewodzących i obszarów izolujących, nierozdzielnie ze sobą sprzężonych, w celu spełniania funkcji elektronicznych.
 

Korzyści płynące z IP Box

Ulga IP Box, mimo że do polskiego systemu podatkowego została wprowadzona w 2019 r., nie cieszy się dużą popularnością. Niemniej podatnicy, którzy zdecydowali się na jej rozliczenie, osiągają bardzo wysokie korzyści podatkowe (np. stosowanie 5%-owej stawki CIT do 95% swojego dochodu rocznego).

Tab. 3 Statystyki wykorzystania IP Box w 2022 i 2023 r.

Źródło: dane MF wg stanu 20.08.2024 r.
 
Aby zobrazować realną korzyść, jaką można uzyskać ze stosowania IP Box, zachęcamy do zapoznania się z poniższym przykładem.

1. Spółka IT specjalizująca się w tworzeniu innowacyjnych rozwiązań technologicznych w wyniku prowadzonych prac rozwojowych stworzyła zaawansowane oprogramowanie do zarządzania marketplacem.
2. Proces tworzenia oprogramowania obejmował prace rozwojowe prowadzone w 2023 r.
3. Po zakończeniu prac Spółka IT rozpoczęła komercjalizację oprogramowania (w 2024 r.), oferując je klientom w formie licencji.
4. Spółka w związku z prowadzoną działalnością B+R w roku kolejnym (2024 r.) poniosła 1 000 000 PLN kosztów rozwoju oprogramowania (koszty osobowe) oraz uzyskała 10 000 000 PLN przychodu z należności licencyjnych.

Tab. 4 IP Box – case study

 
Spółka IT w wyniku zastosowania IP Box w 2024 r. uzyskała korzyść podatkową na poziomie 1 260 000 PLN. Zostanie ona zwrócona na konto bankowe Spółki przez urząd skarbowy po rozliczeniu rocznego zeznania CIT-8 za 2024 r. w 2025 r. (ok. 3 miesiące po złożeniu zeznania z rozliczonymi ulgami).
 

Łączenie ulgi IP Box z ulgą B+R oraz korekty przeszłych lat podatkowych

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą skorzystać z obydwu ulg jednocześnie.
W uproszczeniu oznacza to, że od dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej podatnik może odliczyć koszty kwalifikowane, które przyczyniły się do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego prawa. Przy zastosowaniu obu ulg jednocześnie powyżej opisane case study prezentowałoby się następująco:

 
Spółka IT w wyniku zastosowania IP Box i ulgi B+R w 2024 r. uzyskała jeszcze większą korzyść podatkową, tym razem na poziomie 1 360 000 PLN. Zostanie ona zwrócona na konto bankowe Spółki przez urząd skarbowy po rozliczeniu rocznego zeznania CIT-8 w 2025 r.

Co więcej, obie wspomniane ulgi podatkowe można stosować WSTECZ poprzez korektę złożonych już zeznań podatkowych. Można cofnąć się do wszystkich nieprzedawnionych lat podatkowych (w 2025 r. będzie się przedawniał rok 2019) i wygenerować sobie znaczącą „tarczę podatkową”.
 

Ulgi w branży IT – podsumowanie

Choć obie opisane ulgi niosą za sobą konieczność dokładnego zweryfikowania działalności B+R, przygotowania odpowiedniej dokumentacji projektowej oraz sporządzenia odpowiedniej ewidencji czasu pracy, przychodów czy kosztów kwalifikowanych, to jednak zwrot podatku może tę pracę zrekompensować.

Wszyscy nasi klienci uzyskali znaczące środki finansowe w wyniku rozliczenia ulg podatkowych, które przeznaczają na dalszy rozwój firmy. Choć cel przeznaczenia zwrotu podatkowego może być zupełnie dowolny i nie musi się to wiązać z działalnością B+R.

Najtrudniejszy w rozliczeniach ulg podatkowych jest pierwszy rok podatkowy. Każdy kolejny jest już znacznie prostszy, ponieważ wszystkie osoby uczestniczące w procesie kalkulacji są wdrożone w mechanizmy ulg podatkowych, wiedzą, jak identyfikować działalność B+R, jak kalkulować ulgi oraz na co zwracają uwagę urzędy podatkowe podczas rozliczeń.

Zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem Ulg podatkowych, który może wesprzeć Państwa kompleksowo w procesie rozliczenia ulg podatkowych.